Регламент взаимодействия структурных подразделений. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры Документы организации обеспечивают взаимодействие структурных подразделений

• Подлежат ли исполнению банком обязательства должника-владельца счета по требованиям кредиторов 1-3 очереди?
• Руководитель ООО был осужден по ст. 173.1. УК РФ. Какие последствия для сделок, заключенных данным руководителем?
• Какие особенности приема на работу по совместительству иностранца, с патентом на работу по конкретной профессии?
• Необходимо ли в учреждении утверждать положение о пропускном режиме?
• Вправе ли ГБУ для оказания госуслуг закупать другие услуги, если их использование не предусмотрено техрегламентом?

Вопрос

Есть ли у вас какой-нибудь проект положения о взаимодействии структурных подразделений?

Ответ

Данный локальный акт составляется индивидуально исходя из потребностей компании.

Вы можете составить локальный акт на примере рекомендации о взаимодействии юротдела с другими отделами.

«Чтобы выстроить отношения юридического отдела с другими подразделениями, организации нужно учитывать:

• особенности отношений с конкретными подразделениями, такими как , .

Отдельный вопрос для руководителя юридической службы – как .

Общие принципы взаимодействия с другими отделами

Стоит выделить три принципа взаимодействия со смежными отделами.

Принцип 1. Сочетать деловой формализованный подход с общим доброжелательным настроем.

Обоснование

С одной стороны, важно выстроить отношения в деловом ключе, чтобы сотрудники организации не воспринимали задания юристов как просьбу об одолжении, которая может подождать.

С другой стороны, важно проявлять доброжелательность и уважение к коллегам. Но доброжелательность без формализованного подхода приведет к панибратству. Кроме того, в работе будут случаи, когда нужно проявить жесткость и отстаивать свою позицию. Тогда «дружба» только помешает обратиться к руководству с требованием наказать коллег, например, за нарушение сроков.

Для достижения баланса нужно, чтобы сотрудники относились к заданиям юристов как к должностным обязанностям. Если сотрудники других отделов не выполняют задания юридической службы, необходимо:

сначала формализовать обмен информацией между отделами. Это можно сделать при помощи таблиц, графиков, писем, компьютерной программы обмена письмами и

затем обратиться к руководству компании, если возникают трудности.

В то же время юрист не должен относиться к сотрудникам организации как к подчиненным и раздавать указания.

Совет

Юристу стоит:

1) воспринимать коллег из других отделов как «внутреннего клиента», который пришел за услугой, профессиональной помощью, а не за поручением.

Обоснование

Сотрудники других отделов могут не понять или намеренно проигнорировать совет в форме категоричного указания. Такая форма мешает понять, что юрист дал совет, как защитить интересы.

Поэтому вместо формально-распорядительного подхода лучше работать в одной команде с внутренними клиентами;

2) отправлять внутренние консультации на электронную почту сотрудника и его начальника.

Обоснование

Это позволит:

• избежать ошибок, если сотрудник неправильно понял или не дослушал до конца устную консультацию;
• установить истину, если коллеги попытаются списать просчеты в своей деятельности на некомпетентный совет юриста;
• использовать консультацию юриста несколько раз. Если забывчивый коллега повторно обратится с вопросом, можно продублировать письмо.

Принцип 2. Соблюдать субординацию и правила деловой этики.

Бывает, что начальнику юридической службы проще отдать указание сотруднику другого отдела напрямую. Руководитель такого сотрудника вправе расценить это как нарушение субординации.

Совет

Чтобы избежать одновременно нарушения субординации и излишне бюрократизированных процедур, стоит согласовать:

• по каким вопросам юристы должны обращаться только к руководителю отдела, а
• по каким – к непосредственным исполнителям.

Юристу не стоит:

• грубить коллегам;
• участвовать в интригах.

Поскольку есть риск остаться в информационной изоляции – сотрудники начнут:

• отправлять материалы с «допустимым» запозданием,
• недоговаривать или подавать информацию с искажениями.

Принцип 3. Выполнять свои функции.

Не стоит перекладывать свои задачи на другие отделы или брать на себя функционал других подразделений. Каждый выполняет свою работу.

Стоит ли консультировать сотрудников по личным вопросам в рабочее время

Однозначного ответа на этот вопрос нет. Это зависит от отношений, которые сложились в организации.

Юристы не обязаны консультировать коллег по личным вопросам. Но это позволяет налаживать хорошие отношения, которые помогают в работе. Отказ может вызвать недоверие и ухудшить отношение к юристам в целом.

Не по всем личным вопросам юрист способен дать квалифицированный ответ. В тех случаях, когда есть риск ошибиться или для ответа нужно много времени, стоит:

• ответить кратко и
• подсказать коллеге, как найти нужную информацию или куда обратиться за решением проблемы (например, к нотариусу, адвокату).

Как взаимодействовать с кадровой службой

Кадровая служба и юристы регулируют смежные сферы. Поэтому нужно разграничить обязанности между этими структурами, а не перекладывать кадровые вопросы на юристов. Например, юрист не должен составлять трудовые договоры, приказы, должностные инструкции.

Обоснование

Нормально, если в стартапе кадровые документы составляет юрист, он же кадровик, он же делопроизводитель. Если же в компании есть отдельный персонал, который занимается кадровыми вопросами, то разумно разработать шаблоны документов и передать их ему. Например, юристы разработали типовой трудовой договор и, чтобы заключить его, нужно технически заполнить формуляр. В этом случае специальные юридические знания не нужны, это может делать кадровик.

Лучше установить регламент, в котором:

1) разграничить функции кадровой и юридической службы, которые касаются документов в сфере трудовых правоотношений. Например, выбрать один из двух вариантов:

• юристы составляют формы трудового договора для сотрудников, отдельно для руководства, потом передают кадровой службе;
• кадровая служба сама составляет документы в сфере трудовых отношений, позже формы визирует у юристов;

2) закрепить, что должностные инструкции кадровая служба:

• составляет самостоятельно и
• согласует у руководителей соответствующих подразделений;

3) обязать кадровую службу при споре с сотрудником немедленно уведомлять юристов.

Обоснование

Иначе есть риск, что кадровики поставят юристов перед фактом затянувшегося конфликта. Зачастую спор можно разрешить на ранней стадии без суда. Поэтому такое правило позволит юристам облегчить себе задачу и избавит компанию от лишних расходов на суд.

Сотрудничество с кадровой службой полезно юристам. Так, кадровики помогут:

2) разрешить конфликт между юристами. Обычно сотрудники кадровой службы имеют психологическое образование и замещают функцию психолога в компании;

3) помочь в вопросах: как материально стимулировать юристов или как мотивировать сотрудников обучением.

Как взаимодействовать с бухгалтерией

Взаимодействие юристов с бухгалтерией важно для компании. Этому посвятили отдельную рекомендацию .

Руководителю юридического отдела нужно разработать стратегию:

• как и

Как взаимодействовать с коммерческими службами (менеджерами)

Нужно написать инструкцию для менеджеров, в которой регламентировать процедуру:

• как ,

Это нужно сделать по двум причинам.

Причина 1. Контролировать менеджеров

В крупных компаниях при большом потоке договоров менеджерам передают часть работы юристов, которые предварительно . Затем менеджеры:

• заключают договоры самостоятельно;
• конкретизируют их условия;
• вносят в них изменения.

При этом менеджер не юрист и у него задача – выполнить личный план, от которого зависит оплата труда. Задачи юриста другие:

• не допустить нарушения закона;
• создать условия, чтобы уполномоченные сотрудники принимали решения и понимали юридические риски.

Причина 2. Разграничить компетенцию юристов и менеджеров

Зачастую в крупных компаниях сложно согласовать документы между отделами.

Обоснование

Например, коммерческий отдел видит в проекте возможные сверхприбыли, а юридическая служба – исключительно риски. Поэтому важно прийти к единому пониманию. В этом случае подразделения предлагают свои заключения, на основе которых руководство принимает решение.

Как взаимодействовать с руководством

Лучше всего, когда глава юридического отдела как одна из ключевых фигур компании подчиняется непосредственно руководителю. Такое правило позволит главному юристу быть независимым.

Оптимальная ситуация – когда руководитель компании письменно направляет все поручения и при этом указывает приоритет задачи. Нужно упорядочить работу и уменьшить число недостаточно четких запросов. О том, как формализовать работу и получение запросов от руководства, см. .

Юристы представляют руководству письменные заключения, в которых:

• сообщают о возможных рисках решения,
• предлагают пути решения, если возникнут сложности.

Совет

Руководителю юридического отдела нужно соблюдать иерархию. Это означает, что не юристы настаивают на одном из решений, а руководство принимает решение на основе заключений всех отделов.

Иначе при неблагоприятном исходе во всем .»

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.

Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

Ключевым аспектом организации управления компании является создание структуры компании, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. При распределении задач и функций, прав и обязанностей работников происходит движение информации и принимаются управленческие решения.

Деятельность компании регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность. Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.

Внутренние (локальные) документы компании - это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.

Основные внутренние документы .

По мере развития компании неизбежно возникает потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.

Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.

При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:

• Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
• Организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);
• Информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и т.д.)

Распорядительные документы.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем компании для решения каких-либо задач.

Приказы делятся на два вида:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования и т.п.

К приказам по личному составу относятся приказы, о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников; о введении внеурочной работы и т.п.

Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы компании (положения, инструкции, регламенты и т.п.).

Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

Решение - это документ, отражающий решения производственных совещаний.

Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «название вида документа» и в тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ».

Организационные документы.

Должностная инструкция - это документ, определяющий права и обязанности работника компании.

Должностная инструкция включает в себя:

• общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника);
• должностные обязанности работника;
• права;
• ответственность.

Должностная инструкция не включает в себя порядок действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Можно не создавать должностную инструкцию, а необходимые положения включить в трудовой контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор.

Работник должен знать свои обязанности, поэтому необходимо их правильно и четко прописывать в должностной инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно.

Положение (порядок), инструкция и регламент - это документы, регламентирующие порядок и правила действия работника в той или иной ситуации. Данные документы не распространяются на частные случаи, возникающие в процессе хозяйственной деятельности компании. В них содержится описание стандартного порядка действий, а также может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.

Эти документы могут распространяться как на всех работников компании, так и на ограниченный круг лиц, определенный в документе.

Положения, инструкции и регламенты могут включать в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения таких документов. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).

Рассмотрим это на примере «Положения о коммерческой тайне»:

Информационные документы.

Информационными документами являются документы, используемые компанией для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.) и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.).

Служебная записка - это документ, используемый для оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Структура внутренних документов и цель их создания.

Количество и многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании.

Когда в фирме существуют структурные подразделения, возникает потребность в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.

Взаимодействие работников внутри структурного подразделения должно регламентироваться Положением об отделе.

Положение об отделе включает в себя:

• общие положения (состав структурного подразделения, наименование должности руководителя структурного подразделения, должностная подчиненность);
• основные направления деятельности структурного подразделения;
• круг вопросов по взаимодействию со структурными подразделениями компании (наименование структурных подразделений, круг вопросов взаимодействия);
• ответственность.

Мы рассмотрели, какие документы необходимы работнику для уяснения своих должностных обязанностей (должностная инструкция) и какой внутренний документ объединяет работников в структурное подразделение (Положение об отделе). А теперь рассмотрим взаимодействие структурных подразделений внутри компании.

Работа всех структурных подразделений направлена на достижения единой цели фирмы - процветание бизнеса. В процессе деятельности компании структурные подразделения неразрывно связаны между собой, но при этом каждое из них выполняет свою конкретную работу.

Процесс взаимодействия структурных подразделений в отдельных ситуациях, возникающих в ходе деятельности организации, регламентируется организационными документами компании.

Например: Рассмотрим взаимодействие структурных подразделений производственной компании с момента поступления заказа на изготовление товара до передачи товара Клиенту.

В данном случае будут задействованы: коммерческий отдел, отдел производства, транспортный отдел, склад, бухгалтерия. Условия договора включают в себя изготовление обществом товара и его доставка Клиенту.

Схема взаимодействия выглядит следующим образом:

Такая схема взаимодействия структурных подразделений может быть описана в Регламенте по работе с Клиентами. При этом необходимо учитывать, что в случае возникновения любых нестандартных ситуаций, руководитель компании должен незамедлительно быть поставлен в известность.

Если структурные подразделения не взаимодействуют друг с другом, это приводит к потере клиентской базы и как следствие к нерентабельной деятельности компании.

Часто возникают ситуации, когда Клиент не платит за выполненную работу (оказанные услуги). В этом случае у компании возникает дебиторская задолженность, которая остается отраженной в балансе «мертвым грузом».

Во избежание подобных ситуаций необходимо издать «Регламент по взысканию дебиторской задолженности», который будет содержать в себе порядок действий работника, ведущего Клиента от начала до конца проекта по вопросам:

• направления претензии к Клиенту,
• доведения информации до сведения руководства;
• порядка ведения переписки с Клиентом;
• ответственности.

Вы видите, какое разнообразие документов, регламентирующих различные ситуации, существует в компании. Теперь возникает необходимость в построении порядка прохождения таких документов внутри организации, для этого используется Инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству - это документ, регламентирующий правила, прием и процесс создания документов, а также порядок работы с ними.

Инструкция по делопроизводству должна включать в себя следующие положения:

• перечень внутренних документов, действующих в компании;
• порядок создания внутренних документов;
• перечень организационных документов компании;
• порядок заполнения типовых форм документов;
• порядок создания документа в обществе;
• ответственные лица;
• порядок оформления и регистрации исходящей корреспонденции;
• порядок регистрации входящей корреспонденции;
• порядок заключения договоров с клиентами;
• документооборот внутри общества (порядок прохождения служебных, докладных и объяснительных записок);
• ответственность;
• предоставление документов на подпись руководителю и т.д.

Инструкция по делопроизводству это основной документ в компании и, в зависимости от количества действующих документов, этот документ может состоять из нескольких частей.

Например: Одной из частей Инструкции по делопроизводству может быть Порядок согласования договоров.

Порядок подписания договора на изготовление товара по заказу Клиента

В процессе деятельности фирмы создается большое количество документов. При этом одни документы используются длительное время, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив компании, а ведение архивного дела регламентируется Инструкцией по организации архивного дела.

Инструкция по организации архивного дела регламентирует:

• порядок передачи документов в архив;
• сроки хранения документов;
• порядок утверждения номенклатуры дел;
• порядок использования архивных документов;
• положения об экспертной комиссии.

В любой фирме неизбежно возникают ситуации, когда работники увольняются и устраиваются в конкурирующие организации. Запретить такую «перебежку» в соответствии с законодательством Российской Федерации невозможно, но предотвратить утечку информации необходимо. В компании должно действовать Положение о коммерческой тайне, которое включает в себя:

• основной вид деятельности компании;
• информацию, составляющую коммерческую тайну компании;
• наименование структурных подразделений и должностей, которые имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;
• период неразглашения информации, относящейся к коммерческой тайне, после расторжения трудового договора;
• ответственность за разглашение информации;
• условия и порядок, при которых информация подлежит разглашению.

К сведениям, составляющим коммерческую тайну, могут относиться сведения о Клиентах, клиентской базе, рецептуре, ноу-хау и др. Работник должен быть ознакомлен со списком сведений, имеющих отношение к коммерческой тайне и с ответственностью, которая на него возлагается за разглашение такой информации.

Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись работника.

При приеме работника на работу с работником подписывается Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где определяется срок ее неразглашения и ответственность работника. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны является неотъемлемой частью трудового договора (контракта).

Из вышесказанного вытекает, что в организации должен быть установлен Порядок работы с документами, относящимися к коммерческой тайне.

На начальной стадии развития компании руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста фирмы, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.

Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.

Юристы консалтинговой компании "Защита Бизнеса"
Левачева Е.К., Трофимова Н.В.

Перепечатка материалов возможна только с разрешения авторов

Утверждаю Ректор ФГАОУ ВПО «Северо-Кавказский федеральный университет» __________________А.А. Левитская «____»_____________2012 г. ПОРЯДОК взаимодействия структурных подразделений федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральный университет» при осуществлении закупок товаров, работ, услуг 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящий Порядок регламентирует взаимодействие структурных подразделений федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральный университет» (далее СКФУ) при осуществлении процедур закупок товаров, работ, услуг. 2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ЗАЯВОК ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЗАКУПОК ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГ 2.1. При возникновении потребности в закупке товаров, работ, услуг, Структурное подразделение университета (Инициатор закупки) в лице начальника управления (директора института, директора филиала), подготавливает Заявку со всеми необходимыми приложениями1 (далее Заявка) (Приложение 1 и Приложение А, Б, В в зависимости от типа заявки). 2.2. В Заявке необходимо указать наименование предмета закупки, ориентировочную стоимость и цель приобретения. 2.3. Заполненная заявка направляется для предварительного одобрения и согласования на электронную почту Управления планирования и организации закупок - [email protected]. 2.4. Управление планирования и организации закупок в течение 2 рабочих дней проверяет заявку, предварительно одобряет и группирует товары, работы, услуги по направлениям закупки. Заявке присваивается уникальный номер, и она возвращается по обратному электронному адресу Инициатору закупки. 2.5. После предварительного согласования, Инициатор закупки передает Заявку на согласование в установленном порядке (Заявка согласовывается с Проректором по направлению деятельности, Управлением стратегического планирования, Проректором по финансово-экономической деятельности). 2.6. Все заявки, поступившие в Управление планирования и организации закупок передаются Ректору для наложения резолюции. 1 В случае выполнения строительно-монтажных работ, работ по текущему и капитальному ремонту приложение к заявке оформляется по форме Приложение В. 2 3. РАССМОТРЕНИЕ ЗАЯВОК И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СПОСОБА ЗАКУПКИ. 3.1. Управление планирования и организации закупок в течение 2 рабочих дней: а) регистрирует заявку; б) рассматривает заявку2; 3.2. Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок Управления планирования и организации закупок в течение 2 рабочих дней принимает решение о способе закупки товаров (работ, услуг): - Закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя); - Закупка путем проведения открытого конкурса, открытого аукциона, открытого аукциона в электронной форме, запроса котировок или запроса предложений. 3.3. При необходимости, отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок включает закупку в Единый план закупок, путем внесения изменений, в соответствие с Положением о закупке. 4. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ПРОЦЕДУР ЗАКУПКИ. 4.1. Осуществление процедуры закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя). 4.1.1. Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок передает Заявку в отдел Материально-технического обеспечения; 4.1.2. Отдел Материально-технического обеспечения совместно с Инициатором закупки определяет основные технические характеристики (торговые марки, производителей) предмета закупки. 4.1.3. Отдел Материально-технического обеспечения совместно с Инициатором закупки, руководствуясь принципами целевого и экономически эффективного расходования денежных средств Заказчика, определяет поставщика, подрядчика, исполнителя, у которого будет производиться закупка товаров, работ, услуг. В случае, если цена закупки составляет 400 000 рублей и более, Инициатор закупки предоставляет в отдел Материальнотехнического обеспечения расчет обоснования цены (3 коммерческих предложения) на проводимую закупку, после чего на основании полученных расчетов начальной (максимальной) цены производит отбор поставщика, подрядчика, исполнителя. 4.1.4. Отдел Материально-технического обеспечения производит закупку товаров работ услуг за наличный и безналичный расчет: 4.1.4.1. В случае приобретения товаров, работ, услуг за наличный расчет, специалист отдела Материально-технического обеспечения, который непосредственно производит закупку, получает денежные средства под отчет и отчитывается по их использованию в Управление бухгалтерского учета, отчетности и финансового контроля в порядке установленном Учетной политикой СКФУ. 4.1.4.2. В случае приобретения товаров, работ, услуг за безналичный расчет, специалист отдела Материально-технического обеспечения совместно с Инициатором закупки: а) обеспечивает заключение договора; 2 В случае, если приобретение осуществляется за счет Программы развития федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральный университет» на 2012 - 2021 годы, Инициатор закупки предварительно представляет заявку на согласование на ближайшем заседании Исполнительной дирекции. 3 б) организует приемку товара, работ, услуг. Поставка товара осуществляется централизованно. (В случае, если стоимость поставляемых товаров составляет 500 000, 00 рублей и более, приемка данного товара осуществляется комиссией, утвержденной приказом ректора); в) визирует товарные накладные (акты приемки-сдачи, акты выполненных работ (услуг), акты пуско-наладочных работ); г) осуществляет подписание документов для оплаты поставленных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), передает вторые экземпляры оформленных документов поставщику, подрядчику, исполнителю; д) передает оформленные документы на регистрацию в отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок. Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок, в течение 1 рабочего дня регистрирует документы и передает их для оплаты в Управление бухгалтерского учета, отчетности и финансового контроля. 4.2. Осуществление закупки путем проведения открытого конкурса, открытого аукциона, открытого аукциона в электронной форме, запроса котировок или запроса предложений. 4.2.1. Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок совместно с отделом Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров определяет в какой форме будет проводиться закупка (открытый конкурс, открытый аукцион, открытый аукцион в электронной форме, запрос котировок, запрос предложений) (далее процедура); 4.2.2. Инициатор закупки подготавливает Техническое задание (Приложение 2), и согласовывает его с отделом Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров, который проверяет Техническое задание на предмет соответствия требованиям Положения о закупке СКФУ. В случае непредставления информации или предоставления неполной информации в составе Технического задания, данное Техническое задание вместе с Заявкой возвращается инициатору закупки для доработки; 4.2.3. После согласования Технического задания с отделом Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров Инициатор закупки, в установленном порядке согласовывает его с Проектной группой и передает в отдел Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров; 4.2.4. После окончательного согласования Технического задания, отдел Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров регистрирует Заявку и Техническое задание. 4.2.4.1. В случае если начальная (максимальная) цена, определенная отделом Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров, на основании данных, представленных Инициатором закупки с составе Технического задания, составит 4 000 000,00 и более, Инициатору закупки необходимо представить на ближайшее заседание Совета по закупкам и контролю за проведением процедур закупок (далее Совет) Аннотацию на обоснование целесообразности закупки (Приложение 3) (кроме закупок по Программе развития федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральный университет» на 2012 - 2021 годы). 4 4.2.5. отдел Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров в течение 7 рабочих дней - составляет документацию - осуществляет согласование документации Ректором - размещает документацию на официальном сайте - в течение одного дня, со дня размещения на официальном сайте документации, извещает членов комиссии по осуществлению закупок (далее комиссия) о времени и месте заседания комиссии для проведения процедур предусмотренных Положением о закупке. 4.2.6. комиссии, в срок установленный документацией, проводят заседания, в соответствие с Положением о закупке и Регламентом работы комиссий 4.2.7. после определения победителя процедуры, отдел Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров в установленный Положением о закупке срок, подготавливает проект договора в трех экземплярах и передает его на согласование в установленном порядке. 4.2.8. копию подписанного договора отдел Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров передает Инициатору закупки. 4.2.9. Инициатор закупки осуществляет контроль за исполнением договора: а) организует приемку товара, работ, услуг. Поставка товара осуществляется централизованно. (Приемка товаров, стоимость которых за единицу составляет 500 000, 00 рублей и более, осуществляется комиссией, утвержденной приказом ректора); б) визирует товарные накладные (акты приемки-сдачи, акты выполненных работ (услуг), акты пуско-наладочных работ); в) осуществляет подписание документов для оплаты поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг; г) передает вторые экземпляры оформленных документов поставщику, подрядчику, исполнителю. д) передает оформленные документы на регистрацию в отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок. Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок, в течение 1 рабочего дня регистрирует документы и передает их для оплаты в Управление бухгалтерского учета, отчетности и финансового контроля.

• для понимания того, кто чем занят на рабочем месте (анализ);
• для объяснения работникам, чем они должны заниматься и где находятся пределы их компетенций, прав и ответственности (руководство);
• для контроля текущей деятельности организации (контроль);
• для оценки (и самооценки) деятельности работников и последующего принятия решения об обучении, о перемещениях, поощрениях и взысканиях (стимулирование и управление карьерой работников);
• для отбора кандидатов (привлечение работников);
• для защиты работников, работодателя и организации в целом (безопасность);
• для поддержания позитивной корпоративной культуры.

Как видим, все стадии классического управленческого цикла в той или иной степени требуют информации, содержащейся в ПП и ДИ. Значит, если организация должна быть управляемой, то и эти основополагающие документы должны быть в порядке.

Отсюда же следует, что ПП и ДИ организации должны образовывать внутренне согласованную систему, тогда как совокупность трудовых договоров такой системности не предполагает.

ПП и ДИ являются законом не только для работника, но и для работодателя, а потому должны соответствовать требованиям действующего российского законодательства и защищать законные интересы обеих сторон. В связи с этим увлечение «управленческим» аспектом этих документов в ущерб правовому может привести к негативным последствиям. То, что с точки зрения теорий общего менеджмента или управления персоналом должно быть отражено в характеристиках рабочих мест или подразделений, далеко не всегда будет уместным в ПП или ДИ с точки зрения требований законодательства . Поэтому структура, форма, содержание и отдельные формулировки в ПП и ДИ должны быть выверены с точки зрения закона, а возможные правовые коллизии, связанные с трактовкой положений этих документов, должны быть заранее оценены.

На что можно опереться при разработке положений о подразделениях и должностных инструкций?

Законодательство Российской Федерации (в том числе и трудовое) никак прямо не определяет исчерпывающие требования к содержанию указанных документов. В ст. 5 Трудового кодекса РФ отмечено, что трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения, помимо нормативно-правовых актов регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Вместе с тем, нигде в кодексе не раскрывается хотя бы примерный перечень таких локальных нормативных актов. Но в силу сложившейся еще в советское время традиции под ними понимаются, в том числе, ДИ и ПП, о чем свидетельствуют нижеприведенные письма федеральных ведомств, регулирующих трудовые отношения.

В письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» читаем:

«Несмотря на то, что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.»

Роструд, однако, предупреждает (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3042-6-0 «О должностных инструкциях работников» ):

«Должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Так, отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием.»

Тем не менее, в судебной практике ссылки на ПП и ДИ при оценке действий работодателя и работника используются широко. Так, в соответствии с п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 28.09.2010) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» ,

«…неисполнением работником без уважительных причин является неисполнение трудовых обязанностей или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т.п.).»

Некоторые требования к содержанию ДИ установлены п. 4 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденного постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 с последующими изменениями) :

«Квалификационные характеристики (приведенные в указанном справочнике – авт.) на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.»

Тот же справочник содержит рекомендуемые перечни должностных обязанностей, требований к знаниям и квалификации работников определенных должностей. Объем прав и ответственности, а также ряд других важных характеристик конкретной должности в негосударственной организации законодательством не устанавливается даже на уровне рекомендаций. Это и понятно: сказываются «особенности организации производства, труда и управления». Кроме того, организация вправе формировать должности, исходя из собственной логики бизнеса. Поэтому соответствующие документы в ряде случаев надо разрабатывать самостоятельно либо использовать какие-либо образцы.

Интернет пестрит образцами ПП и ДИ, значительная часть которых написана на основе Квалификационного справочника , меньшая же часть представляет собой свободное творчество. При ближайшем рассмотрении оказывается, что для иных должностей образцов вовсе нет, для других – в образцах идет речь совсем не о том, для третьих же – образцы содержат смешные или опасные ошибки. Например:

Директор (генеральный директор, управляющий) предприятия
Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.
Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

Это, так сказать, позднесоветское барокко, переделанное в соответствии с довольно примитивными представлениями о рыночной экономике. Между прочим, это точное воспроизведение соответствующего раздела из .

Директор по развитию
Разрабатывает методики по оперативному реагированию на кризисные и нестандартные ситуации, которые могут привести к срыву плана развития предприятия, иным неблагоприятным для предприятия последствиям.

Это просто досадная неоднозначность прочтения. А следующее стоит считать более серьезной ошибкой:

Директор по развитию
Назначает работников, ответственных за реализацию проектов, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности.

«Назначают» приказом, приказы издает генеральный директор – это указывается в Уставе организации. Так что данная формулировка, означающая фактическое превышение полномочий, – прямое нарушение Устава. Впрочем, на достигнутом автор должностной инструкции не останавливается, смело вменяя в обязанности директора по развитию функции учредителей (ср. со ст. 33 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» ):

Определяет общую концепцию политики развития предприятия.

«Общая концепция политики» сама по себе звучит изрядно. Впрочем, авторы должностных инструкций любят слова «общее», «осуществлять», и т.п.:

«Общее руководство договорной работой и общий контроль за ее осуществлением осуществляет управляющий директор Общества или иное уполномоченное лицо.»

А здесь просто загадка-матрешка (снова из ): догадайтесь, ради чего трудится начальник планово-экономического отдела:

Осуществлять руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.

Образцы упомянутого «свободного творчества», выложенные на разных Интернет-сайтах, также вызывают улыбки, смущение, недоумение и опасения:

Администратор магазина:
Администратор магазина несет коллективную материальную ответственность за сохранность товара в магазине.

Администратор салона красоты:
Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Хед-хантер:
[Имеет право] требовать от заказчика обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения условий договора на поиск и привлечение высокопрофессиональных специалистов.

Итак, имеющиеся образцы следует использовать с большой осторожностью. Вдруг, они будут читать и вчитываться в написанное? Значит, уполномоченный работодателем разработчик ПП и ДИ должен хорошо знать назначение всех «винтиков» и иных деталей, из которых собираются эти документы. Тем более важным будет такое знание при разработке документов для нетиповых подразделений или должностей.

Теории и практике написания ПП и ДИ посвящен целый ряд статей (, , , , , , , , , , ). К сожалению, некоторые из них содержат заведомо некорректные утверждения (см. ниже). Наиболее полным и выверенным источником по данному вопросу стоит признать серии книг Л.В.Труханович и Д.Л.Щура «Кадры предприятия», «Персонал организации», среди которых отметим , а также книгу .

Ввиду серьезности предмета начнем с небольшого отступления, который нетерпеливый читатель может пропустить.

Вокруг положения о подразделении и должностной инструкции

Немного философии: ПП и ДИ как альфа и омега…

Альфа – потому, что кандидат в работники организации лучше определит свое место в ней, если предварительно ознакомится с кругом своих обязанностей или если предложит работодателю свое видение этого места. Так или иначе, предметом обсуждения на собеседовании будет состав функций работника и обеспечивающий их выполнение баланс прав и ответственности.

Омега – потому, что ПП и ДИ являются венцом серьезного процесса под названием «организационное проектирование»: сначала определяются объекты управления, потом – методы и функции, далее – процессы, затем – необходимые роли участников процессов, и лишь в заключение из ролей формируются должности, а из должностей – подразделения. Таким образом, совокупность задач и функций подразделений, обязанностей, прав и ответственности должностей складывается только тогда, когда деятельность организации представлена достаточно подробно (ср. , ).

Подчеркнем, что ДИ следует отличать от рабочих (операционных) инструкций, которые описывают последовательность действий на данном рабочем месте при исполнении той или иной функции, а также от методических инструкций, которые описывают методы работы вне зависимости от позиции исполнителя.

Строго говоря, ПП и ДИ будут некорректными до тех пор, пока не будет отработана вся описанная логическая цепочка. Однако, по счастливой случайности (или в результате эволюционного отбора) сложились достаточно стабильные представления о комплексах функций, которые традиционно поручаются подразделению или работнику определенного профиля. Все прекрасно понимают, чем занимаются бухгалтер, юрист, главный механик, производственно-технический или конструкторско-технологический отделы. Отраслевая специфика начинает серьезно сказываться, когда речь заходит о функциональной нагрузке рабочих или служащих и специалистов низшего звена. Но уже функции работников логистических подразделений в меньшей степени зависят от отраслевой принадлежности предприятия, а функции финансово-экономических, юридических, кадровых служб практически не зависят от нее.

Это обстоятельство и позволяет говорить об «образцах» для ПП и ДИ работников высшего звена управления или работников вспомогательных и поддерживающих подразделений.

Немного истории

Институт ПП и ДИ берет начало в идее разделения труда. Так как помимо управленческой ПП и ДИ выполняют правовую функцию, их развитие обусловлено развитием борьбы работников (и ответной реакцией работодателей) за свои права.

В 1960 – 1980 годах в СССР ПП и ДИ были одними из обязательных документов в системе администрирования труда. Эта обширная система основывалась на четком определении круга функциональных обязанностей по различным профессиям и должностям, перечень которых был унифицирован для всей страны, нормировании труда и определении тарифных ставок и должностных окладов (а также различных поправочных коэффициентов). Поэтому всякое изменение в номенклатуре профессий и должностей, в их функциональных обязанностях приводило к изменению значительного массива нормативных данных в масштабах страны.

В начале 1990-х годов ПП и ДИ оставались обязательными только в системе государственных органов и организаций. Руководители частных компаний считали разработку ПП и ДИ нецелесообразным занятием, поскольку условия ведения бизнеса менялись (и продолжают меняться и поныне) с гораздо большей быстротой, чем требуется для «вынашивания», разработки и внедрения осмысленных и действительно рабочих документов.

В 2000-х годах с укрупнением частного бизнеса, ростом участия государства в упорядочении трудовых отношений, развитием судебной практики в области трудовых споров потребность в ПП и ДИ стала возрастать. Однако в связи с изменением организационно-технических условий труда, появлением совершенно новых профессий и должностей прямое перенесение из советского прошлого функций, норм, уровней оплаты оказалось невозможным. Повторение подвига советских трудовиков в настоящее время не представляется возможным, да и не целесообразно, поскольку частный бизнес должен сам для себя определить наиболее эффективные «правила игры», в том числе и оптимальную «компоновку» должностей. Поэтому в последнее время общегосударственные правила разработки ПП и ДИ были обновлены и вновь утверждены для довольно ограниченного круга должностей государственных служащих . Уже упоминавшийся Квалификационный справочник , обновляемый достаточно регулярно (последняя редакция на момент написания статьи датируется 14.03.2011), следует считать в большей степени наследием советской эпохи.

Попытка переноса на отечественную почву зарубежной практики разработки ПП и ДИ наталкивается на различия в правовых последствиях тех или иных формулировок.

В настоящее время сложились более или менее устоявшиеся представления о форме и содержании ПП и ДИ, которые, пользуясь терминологией Гражданского кодекса РФ, можно отнести к «обычаям делового оборота». Ожидать в ближайшем будущем определения требований к ПП и ДИ на уровне федерального законодательства, скорее всего, не стоит.

Немного географии

Зарубежный аналог наших ДИ – job description (далее – JD) – представляет собой менее формализованный, но более емкий документ (, ).

Формат JD соответствует формату ДИ:

• Job Title – наименование должности;
• Job Location – место должности в организационной и территориальной структуре организации;
• Reporting To – подчинение, подотчетность;
• Job Summary – основные задачи должности (не более двух предложений);
• Job Duties and Responsibilities – обязанности и области ответственности должности (от 8 до 16);
• Education and qualification – требования к уровню знаний и наличию соответствующих документов;
• Skills and specifications – требования к навыкам.

Во-первых, составителям JD рекомендуется указывать не более 8 (для работников низшего звена) – 16 (для работников высшего звена) должностных обязанностей. Если в JD оказывается 25 и более функций, то такой документ «переквалифицируется» в рабочую инструкцию. Отечественные же образцы могут содержать и 30, и 40 функций – и это для работников высшего звена! При внимательном рассмотрении оказывается, что большинство этих функций – контрольные. Это значит, что функции (вместе с правами и ответственностью) фактически не делегируются подчиненным. Либо свидетельствует о том, что автор ДИ оказался не в состоянии отделить главные функции от второстепенных или склонен предпочесть процесс результату (вот ведь как может исказиться идея процессного управления!).

Во-вторых, при описании функций JD уделяет больше внимание результатам (или, точнее, требованиям к результатам) деятельности работника, чем способам, которыми эти результаты достигаются. Обратим внимание на то, что это – еще одно проявление настоящего делегирования: подчиненный свободен в части выбора средств, но обязан обеспечить требуемый руководителем результат. Интересно отметить, что составителям не рекомендуется формулировать в JD цели деятельности работника (ни в количественном, ни даже в качественном выражении), поскольку считается, что если работник стандартно выполняет свои обязанности, то цели организации достигаются при этом автоматически.

В-третьих, в JD уделяется больше внимания требованиям к уровню знаний и навыкам работника, чем описанию его деятельности. Что не удивительно, поскольку платят работнику за результаты и за способности, а не за его деятельность как таковую.

В-четвертых, JD оказываются «легче», чем отечественные ДИ, поскольку широко используют ссылки на другие локальные нормативные акты организации (методики, регламенты, рабочие инструкции и т.п.). Использование таких нормативных гипертекстов облегчается тем, что они представлены в электронном виде, и по ссылке всегда можно найти нужное положение того или иного документа. У нас в большинстве случаев дело осложняется тем, что локальных нормативных актов разного уровня в организации просто нет или технически невозможно обеспечить компьютерный доступ к их массиву с учетом взаимных ссылок.

Всё это вместе еще раз показывает, насколько тщательно зарубежные менеджеры отслеживают баланс между сложностью (и, следовательно, стоимостью) работ и квалификаций (знаниями и умениями) выполняющего их работника.

Взять на вооружение из зарубежной практики необходимо следующее:

• настоящее, а не мнимое делегирование функций;
• повышенное внимание к знаниям и навыкам работника, занимающего данную должность;
• конкретность и краткость формулировок как требований к результатам деятельности, так и областей ответственности работника.

Немного юриспруденции

При всей обиходной простоте понятий «функция», «обязанность», «право», «полномочие», «ответственность» юридическое сообщество до сих пор обсуждает тонкости их содержания.

Например, некоторые проводят различие между правами и полномочиями, полагая, что права предоставляются сотруднику на доступ к ресурсам компании (чему-либо, кому-либо), а полномочия это особый вид прав, связанный с распорядительными функциями и принятием решений .

Одни , предлагают вкладывать в понятие «ответственность» не обязательное применение определенных санкций к виновному нарушителю установленных норм (что обычно отражается в формулировках типа: «несет ответственность за невыполнение указаний непосредственного руководителя»), но «такой аспект социальных связей и отношений людей, которые характеризуют процесс осуществления предоставленных прав, исполнение возложенных обязанностей, основанный на выборе поведения и его оценке с учетом интересов общества» (что может быть выражено словами: «несет ответственность за полное и своевременное выполнение указаний непосредственно руководителя»). Как видим, разные точки зрения приводят к различным словесным описаниям одного, по сути, явления. Другие же выступают против отождествления юридической ответственности с нрав­ственным или правовым долгом , .

Жизнь разработчика ПП и ДИ затрудняет также непроясненность на законодательном уровне ряда широко используемых терминов. К таковым, например, относятся термины «поручение» и «указание» – даже применительно к Президенту Российской Федерации .

Поэтому на практике зачастую наблюдается путаница, выражающаяся в том, что обязанности записываются в права, среди функций можно встретить формулировку «отвечает за …» и т.п. Понимая, что всё это суть проявления неоднозначности трактовки базовых понятий, для практической работы над ПП и ДИ следует выбрать (и, желательно, изложить в соответствующем документе) один вариант.

Немного налогообложения

ДИ может являться основанием для уменьшения доходов организации на сумму некоторых расходов, производимых организацией в связи с обеспечением деятельности работника при выполнении им трудовых функций, указанных в его ДИ . К таким расходам могут быть, например, отнесены: транспортные расходы работника, услуги сотовой связи, оплата обучения.

Разработчик ДИ должен учесть налоговые аспекты при подготовке документа и согласовать их с бухгалтером.

Немного управления качеством

ПП и ДИ являются важными элементами комплекса документов, описывающих систему управления качеством в стиле ISO 9000. Хотя, как всегда, стандарт не определяет необходимость, форму и содержание таких документов.

Если в документации системы управления качеством предусмотрены ПП и ДИ, то на них будут распространяться правила управления документацией (в части формы, содержания, а также порядка разработки, введения в действие, внесения изменений и дополнений, отмены), принятые в организации для документов системы управления качеством.

Для кого разрабатываются ПП и ДИ

Действующим законодательством РФ предусмотрена обязательность составления ПП и ДИ лишь для работников определенного профиля (муниципальные служащие, отдельные категории государственных служащих, служащих таможенных органов, некоторых категорий персонала учебных заведений, частных охранников) . Для прочих категорий работников детальное описание их трудовой функции, права и обязанности в рамках трудовых отношений могут быть включены непосредственно в трудовой договор. Составление должностной инструкции в этом случае не требуется. Итак, организация сама определяет целесообразность разработки ПП и ДИ.

Организацией может быть принято решение об использовании ПП и ДИ для всех или для части должностей. В последнем случае должностные обязанности, права и ответственность работника должны определяться трудовым договором. Насколько широк должен быть круг подразделений и должностей, деятельность которых регламентируется ПП и ДИ, и насколько подробными должны быть эти документы – предмет отдельного обсуждения. Необходимо иметь в виду, что как отсутствие, так и чрезмерность локальных нормативных актов влечет излишние затраты на управление организацией.

ДИ разрабатываются для работников, относящихся к категориям руководителей, специалистов и служащих в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием организации.

Для рабочих разрабатывается аналогичный документ, который, однако, не называется должностной инструкций, но и устоявшегося наименования тоже не имеет. Названия «рабочая инструкция», «производственная инструкция» использовать нежелательно, поскольку они уже заняты для документов, описывающих порядок и/или конкретные приемы работы на одном или нескольких рабочих местах, например: «Рабочая инструкция по контролю и утверждению, организации рассылки, архивированию, порядку внесения изменений» или «Производственная инструкция по эксплуатации заземляющих устройств электроустановок». Название «квалификационная характеристика» тем более не подойдет, поскольку используется и однозначно трактуется в .

Тем не менее, в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 24.11.2008 № 6234-Т3 рекомендуется:

«…для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, следует составлять и утверждать должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции. Полагаем, что в справочно-правовых системах можно использовать различные наименования инструкций применительно к категориям работников».

Статьей 57 Трудового кодекса РФ установлено:

«Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации».

Согласно 143 статье Трудового кодекса РФ,

«Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

Таким образом, при установлении наименований должностей и составлении отвечающих им ДИ следует свериться с законодательством, в том числе, со справочниками и классификаторами , , , а также с выпусками Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики. Например , постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 года №298/П-22 утвержден список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день. Следовательно, работодатель обязан в трудовых договорах всех работников (и соответственно в должностных инструкциях), которые выполняют соответствующие трудовые функции, наименования профессий и должностей определять в соответствии с квалификационными справочниками.

Нередко возникает вопрос о необходимости ДИ для генерального директора, а также членов органов управления акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью. Поскольку порядок назначения, подчинение, функции, права и ответственность указанных лиц определяется соответствующими федеральными законами, Уставом организации и трудовыми договорами, нет прямой необходимости разрабатывать для этих лиц ДИ.

Для исполнительных/управляющих директоров организаций, в которых полномочия единоличного исполнительного органа переданы управляющей компании, а также работников, находящихся в прямом подчинении совета директоров или общего собрания акционеров (участников), ДИ должны быть разработаны. Эти ДИ должны учитывать особенности трудовых отношений с руководителями организаций .

Для всех работников следует разграничить области трудовых отношений, регулируемые ПП и ДИ и трудовым договором. Так, например, положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не является предметом ДИ, поскольку не относится к трудовой функции работника .

Структура ПП и ДИ

Действующее законодательство РФ не определяет требований к структуре ПП и ДИ. Таким образом, организация вправе самостоятельно определить такие требования. Поэтому на практике ПП и ДИ весьма разнообразны по своей структуре.

Можно, однако, выделить минимальное «ядро» каждого документа:

Положение о структурном подразделении

1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Функции
4. Структура
5. Взаимодействие

Должностная инструкция

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Взаимодействие
5. Ответственность

В ряде случаев в ПП включают разделы «Права» и «Ответственность», описывая в них права и ответственность руководителя подразделения. Иногда же формулируются некие «общие» права и ответственность подразделения.

На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально.

Форма ПП и ДИ

Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) .

Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание ПП. Для определенности будем считать, что данный документ разрабатывается для акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью (в примерах формулировок организация будет именоваться «Обществом»). Примерная форма ПП приведена в приложении 1 к статье.

Раздел 1. «Общие положения»

1.1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения).

1.2. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение.

В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению.

Подразделение может:

• являться самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняться непосредственно генеральному директору Общества (например: служба безопасности, юридический отдел, секретариат);
• подчиняться непосредственно какому-либо работнику Общества (например: производственно-технический отдел непосредственно подчиняется директору по производству или отдел материально-технического обеспечения непосредственно подчиняется директору по логистике);
• входить в состав какого-либо структурного подразделения и подчиняться непосредственно руководителю этого подразделения (например: отдел расчетов с персоналом входит в состав бухгалтерии и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру).

Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров.

1.3. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения.

Здесь можно ограничиться такой формулировкой: «Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации».

Для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».

1.4. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения (при их наличии) .

Руководитель Подразделения – это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью. Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ.

Методический руководитель Подразделения – работник Общества или сторонней организации (например, управляющей компании), не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы (в том числе, типовые документы), касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником.

Вышестоящий прямой руководитель не указывается как методический, поскольку его указания, как по текущей деятельности, так и методического характера, транслируются работникам Подразделения по «вертикали управления» через Руководителя подразделения.

Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно (в редких случаях) наличие нескольких методических руководителей. Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра (управляющей компании). Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании.

Оперативный руководитель Подразделения – работник Общества, координирующий в оперативном порядке деятельность Подразделения и некоторых других подразделений и/или работников, дающий Подразделению обязательные для исполнения указания, касающиеся оперативной деятельности Подразделения. Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.п., однако не вправе давать указания, касающиеся методов работы, давать предложения по кадровому составу подразделения без согласования с директором по логистике и т.п.

При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя. Если непосредственный, методический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители (как правило, генеральный директор).

1.5. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия.

Указывается:
конкретная должность работника, замещающего руководителя Подразделения (например: заместитель, один из руководителей подчиненных подразделений), или
назначение работника, замещающего руководителя Подразделением, приказом (распоряжением) генерального директора Общества.

1.6. Перечисляются нормативные акты, которыми работники Подразделения руководствуются в своей деятельности.

Обычно даются указания на:

• действующее законодательство Российской Федерации;
• траслевые нормативно-методические документы по профилю деятельности Подразделения (по возможности, указываются конкретные документы);
• Устав Общества (для подразделений, которые обязаны руководствоваться Уставом (например: юридический отдел, служба внутреннего аудита);
• Решения Общего собрания участников (акционеров) (Совета директоров) (для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров);
• положение о Подразделении;
• коллективный договор;
• приказы и распоряжения генерального директора Общества;
• указания непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей (при их наличии);
• правила внутреннего трудового распорядка Общества;
• иные локальные нормативные акты Общества.

В зависимости от характера деятельности Подразделения указываются:
нормативные акты по охране труда и промышленной безопасности, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности.

Приведенный перечень нормативных актов может быть расширен.

1.7. Определяется режим работы Подразделения.

Можно ограничиться формулировкой: «Режим работы Подразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе» при наличии таких правил.

1.8. Определяется порядок утверждения и введения в действие ПП, изменений и дополнений к нему.

Как правило, «Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества», но для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)». Более подробно жизненный цикл ПП (в том числе от инициирования изменений до их введения в действие) целесообразно описать в отдельном локальном нормативном акте.

Раздел 2. «Основные задачи»

В разделе «Основные задачи» указываются основные задачи Подразделения.

Формулировка задачи должна кратко описывать результат, на достижение которого направлена деятельность Подразделения и требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.

Например:

• Оказание услуг по ремонту скважин в соответствии с требованиями заказчиков.
• Обеспечение работоспособности оборудования Общества.
• Планирование и контроль экономической эффективности деятельности Общества.
• Обеспечение соблюдения законности деятельности Общества, правовая защита его законных интересов.
• Поддержка работников Общества в части использования средств связи, аппаратного и программного обеспечения Общества.
• Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета, подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.
• Контроль выполнения в Обществе требований действующего законодательства Российской Федерации, внутренних нормативных документов и требований заказчиков в области охраны труда, промышленной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения.
• Полное и своевременное удовлетворение потребности структурных подразделений Общества в товарно-материальных ценностях.
• Оптимизация затрат Общества на закупку, содержание запасов и другие логистические процессы Общества.

Задачи структурных подразделений должны быть согласованы между собой и в совокупности подчинены основным целям Общества, как они определены в Уставе Общества или иных внутренних документах.

Задачи Подразделения должны быть сформулированы так, чтобы приведенные в разделе «Функции» функции Подразделения логически вытекали из поставленных задач. Для этого рекомендуется использовать одни и те же словосочетания.

Задачи и функции Подразделения должны соответствовать действующему законодательству РФ. В частности, недопустимо включать в их состав задачи и функции, выполнение которых требует обязательного лицензирования, при отсутствии соответствующих лицензий у организации.

Раздел 3. «Функции»

В разделе «Функции» перечисляются функции, выполняемые Подразделением и направленные на решение поставленных перед ним задач, перечисленных в разделе «Основные задачи».

Описание функции должно кратко излагать деятельность работника Подразделения или Подразделения в целом, приводящую к определенному результату, требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.

Описание функции Подразделения начинается глаголом: «разрабатывает …», «проводит …», «организует …», «участвует в …», «ведет мониторинг …», «контролирует …» и т.п. При этом:

• «Организует …» – означает: привлекает и координирует действия структурных подразделений и/или работников Общества для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.).
• «Участвует в …» – означает: выполняет определенную часть действий (работ, мероприятий, проектов и др.) по заданию непосредственного руководителя или уполномоченного организатора совместно с другими структурными подразделениями и/или работниками Общества.
• «Обеспечивает …» – означает: поставляет (предоставляет) определенные ресурсы для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) или выполняет какие-либо действия для получения каких-либо результатов.
• «Учитывает …» – означает: в установленном порядке собирает и обобщает информацию о результатах или ходе выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.), выполняемых внутри Общества; проверяет ее достоверность, непротиворечивость и актуальность.
• «Ведет мониторинг …» – означает: собирает и обрабатывает информацию о состоянии или действиях внешних по отношению к Обществу объектов или субъектов.
• «Контролирует …» – означает: сопоставляет фактически полученные (или промежуточные) результаты выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) внутри Общества с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в формулировке указывается, какими конкретно) и выполняет (или инициирует) действия, направленные на минимизацию выявленных отклонений.

Например:

• Ведет мониторинг рынка транспортных услуг в регионах производственной деятельности Общества.
• Разрабатывает стратегические планы развития Общества в области оказания транспортных услуг.
• Оказывает методическую помощь работникам Общества по подготовке производственных и инвестиционных планов.
• Организует согласование документов работниками Общества в соответствии с локальными нормативными актами, регламентирующими документооборот Общества, а также в соответствии с поручениями генерального директора.
• Участвует в разработке проектов локальных нормативных актов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения.
• Учитывает поступающие денежные средства, товарно-материальные ценности и основные средства.
• Контролирует исполнение производственной программы в соответствии с требованиями заказчиков.
• Анализирует финансовые результаты деятельности Общества и участвует в разработке мероприятия по повышению рентабельности, снижению себестоимости, повышению экономической эффективности Общества.

В описании функции не допускается использовать неопределенные качественные прилагательные, например: «обеспечивает правильную эксплуатацию», «оказывает качественные услуги». В таких случаях рекомендуется указывать требования (и/или нормативный документ – источник требований), которым должен отвечать результат выполнения функции, например: «обеспечивает эксплуатацию в соответствии с руководством по эксплуатации предприятия-изготовителя», «оказывает услуги в соответствии с требованиями заказчика». В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».

Описание функций в ПП и ДИ должно быть исчерпывающим, то есть должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника. Поэтому следует каким-либо образом систематизировать описываемые функции. Например, можно перечислять функции в следующем порядке:

• функции в области разработки нормативных документов для других структурных подразделений;
• функции в области методического руководства;
• функции в области мониторинга и прогнозирования;
• функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов;
• функции в области оперативного руководства;
• прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно;
• прочие функции, выполняемые Подразделение совместно с другими структурными подразделениями Общества;
• функции в области курирования договоров (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества);
• функции в области учета и отчетности;
• функции в области контроля деятельности других работников или структурных подразделений Общества;
• функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества.

Возможно перечисление функций в порядке, отражающем логику, и/или хронологическую последовательность работы подразделения, жизненный цикл основных объектов управления Подразделения. Так или иначе, но способ перечисления функций должен быть удобен как для составителя (для проверки полноты), так и для читателя документа.

За основу формулировок функций могут быть приняты формулировки, приведенные в .

Вместе с тем перечень функций не должен страдать избыточностью и излишней детализацией. Условия и порядок выполнения отдельных функций следует изложить в других локальных нормативных актах – регламентах, методических и рабочих инструкциях, тем более что в ряде случаев конкретные действия исполнителя в значительной степени зависят от контекста.

Раздел 4. «Структура»

В разделе «Структура» указывается, из каких структурных подразделений состоит Подразделение, перечисляются работники Общества, находящиеся в непосредственном подчинении руководителя Подразделения; либо указывается, что «Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества». Первое удобнее тем, что из ПП можно понять, каковы ресурсы Подразделения. Второе удобнее тем, что позволяет не переутверждать ПП при изменении организационной структуры и/или штатного расписания.

Раздел 5. «Взаимодействие»

В разделе «Взаимодействие» описывается информационный обмен Подразделения с другими структурными подразделениями Общества или внешними по отношению к Обществу лицами, органами и организациями.

Если информационный обмен не определен иными локальными нормативными актами Общества, то перечисляются структурные подразделения и внешние по отношению к Обществу лица, органы и организации с указанием, по каким направлениям или в рамках каких мероприятий происходит взаимодействие, какая конкретно информация получается или передается.

Например:

«Отдел кадров взаимодействует с:

• Контролирующими организациями по мероприятиям, относящимся к организации и охране труда;
• Пенсионным фондом РФ и статистическими органами РФ по подготовке и предоставлению установленной отчетности;
• профсоюзами по контролю соблюдения трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, организации, нормирования и оплаты труда;
• контрагентами – исполнителями работ и услуг, относящихся к кадровому обеспечению».

Возможно описание взаимодействий в табличной форме.

Однако подробное описание взаимодействий утяжеляет ПП и лишает его гибкости при изменении состава и/или даже заголовков документов, передаваемых в ходе обмена информацией.

Если информационный обмен определен иными локальными нормативными актами Общества (например, регламентом документооборота), то используется краткая формулировка:

«Подразделение взаимодействует:

5.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

5.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ.»

В последнем случае подразумевается, что работник выполняет свои представительские функции на основании доверенности, выданной ему в установленном порядке, либо на иных законных основаниях.

В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание ДИ для руководителей, специалистов и служащих. Для определенности продолжаем считать, что данный документ разрабатывается для акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью (в примерах формулировок организация будет именоваться «Обществом»). Примерная форма ДИ приведена в приложении 2 к статье.

Раздел 1. «Общие положения»

1.1. Дается полное и сокращенное наименование должности работника Общества (далее – Работника).

1.3. Указывается полное наименование должности непосредственного руководителя Работника. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Работника (при их наличии).

См. комментарий к п. 1.4 ПП.

Иногда в этой части ДИ перечисляются работники и структурные подразделения, которые находятся в непосредственном подчинении, под оперативным или методическим руководством данного работника. Эта информация представляется излишней, поскольку содержится в подлежащих утверждению организационной структуре и штатном расписании организации.

1.4. Описывается порядок приема на работу и увольнения Работника.

Как правило, «Работник принимается на работу и увольняется генеральным директором Общества в установленном действующим трудовым законодательством РФ порядке по представлению … (указывается, если необходимо) по согласованию с … (указывается, если необходимо).»

1.5. Указывается порядок замещения Работника в случае его отсутствия:

См. комментарий к п. 1.5 ПП.

1.6. Указываются требования к образованию, квалификации или наличию специальных знаний, разрешений, допусков, сертификатов, а также к стажу работы Работника.

За основу могут быть приняты требования, приведенные в . Требования не должны носить дискриминационный характер (ст. 3 Трудового кодекса РФ).

1.7. Перечисляются нормативные акты, которыми Работник руководствуется в своей деятельности.

См. комментарий к п. 1.6 ПП.

1.8. Перечисляются знания, которыми должен обладать Работник.

Обычно даются указания на знание:

• действующего законодательство РФ и отраслевых нормативных документов по профилю деятельности работника;
• локальных нормативных актов Общества по профилю деятельности работника;
• структуры Общества, задач и функций его структурных подразделений;
• правил и норм охраны труда.

В зависимости от характера деятельности работника указываются знания:

• стратегии развития Общества (для высших руководителей Общества или для должностей, которые имеют право доступа к такой информации) – если стратегия Общества документирована и надлежащим образом утверждена;
• основ эксплуатации компьютерной техники, коммуникаций и связи – если работа предполагает использование таких средств;
• и т.п.

Приведенный перечень знаний может быть расширен. За основу могут быть приняты требования к знаниям работника, приведенные в .

Отметим, что указываемые в данном разделе ДИ знания, должны быть документированы и надлежащим образом утверждены. Наличие у кандидата требуемых знаний при приеме на работу подтверждается предъявлением соответствующих аттестатов, сертификатов, удостоверений и т.п. Знания работника могут быть проверены как уполномоченными сторонними организациями (например, центрами повышения квалификации), так и путем внутренних проверок, тестирований (порядок проведения таких проверок должен быть установлен локальными нормативными актами организации).

1.9. Определяется режим работы Работника. Может быть дана ссылка на Правила внутреннего трудового распорядка. Особенности режима работы, в том числе, необходимость командировок, могут быть указаны в этом пункте.

1.10. Определяется порядок утверждения и введения в действие ДИ, изменений и дополнений к ней.

Как правило, «Настоящая Должностная инструкция, изменения и дополнения к ней утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества», но для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».

Раздел 2. «Должностные обязанности»

Целесообразно выделить в этом разделе два подраздела, в первый из которых включаются специфические обязанности (функции), которые выполняет работник, занимающий данную должность, а во второй – обязанности, общие для всех (или для определенных групп) работников.

Для руководителей структурных подразделений в состав функций дополнительно включаются следующие:

Руководит работниками Общества и структурными подразделениями Общества, находящимися в его непосредственном подчинении.

«Руководит …» – означает: определяет задания участникам выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.); координирует их деятельность; контролирует достижение требуемого и промежуточных результатов; вносит на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению, наложению дисциплинарных взысканий на подчиненных работников. Участвует в разработке организационной структуры, штатного расписания, форм оплаты труда структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.

Для работников, осуществляющих методическое руководство другими работниками, в ДИ следует указать, в чем конкретно состоит методическое руководство. Например:

Организует разработку комплекта форматов документов для целей планирования и отчетности по текущей, финансовой и инвестиционной деятельности бизнес-единиц Общества. Оказывает методическую помощь руководителям структурных подразделений Общества, руководителям рабочих групп в выполнении расчетов, экспертном анализе расчетов экономической эффективности предлагаемых ими проектов и решений.

Аналогично должно быть детализировано содержание оперативного руководства, иных видов руководства.

Целесообразно включить в состав функций работника его участие в определенных комиссиях, комитетах, советах, экспертных и рабочих группах и т.п., особенно, если в Обществе не предусмотрено отдельное вознаграждение работника за участие в работе указанных органов.

Функции, приводимые в ДИ работника подразделения, должны соответствовать функциям этого подразделения, закрепленным в ПП. Это значит, что работник выполняет либо всю функцию, указанную в ПП, целиком, либо ее часть, либо выполняет внутреннюю для подразделения функцию (она может быть не указана в ПП), необходимую для выполнения функций подразделения.

Для удобства разработчик может составить «матрицу ответственности» подразделения – таблицу, в которой перечислены функции подразделения (по строкам) и должности работников подразделения (по столбцам), а на пересечении строки и столбца указывается роль данного работника в исполнении данной функции: инициирует, организует, участвует, обеспечивает, выполняет самостоятельно, контролирует и т.п. (см. комментарий к разделу 3 ПП). При необходимости в описании функции следует указать, с какой регулярностью выполняется эта функция: с заданной периодичностью, по указанию руководителя или при наступлении иных определенных событий.

Важно отметить, что ДИ должна «работать» не только в обычной ситуации, но и в ситуации нештатной. Рекомендуется , чтобы в ДИ работнику было дано право принять решение по ситуации самому либо на него возложена обязанность безотлагательно доложить непосредственному руководителю о нештатной ситуации. Количество функций, приводимых в ДИ, не должно быть слишком большим. Оптимальное количество меняется от 10 для должностей нижнего уровня до 20 для должностей верхнего уровня. В противном случае документ перестает восприниматься и, следовательно, делается нерабочим. Для того, чтобы выполнить эту рекомендацию, разработчику рекомендуется:

• объединить некоторые функции (в разумной степени);
• указать требования к результату, а не к процессам, ведущим к нему (формулируется как: «обеспечить такое-то состояние объекта управления»);
• пересмотреть «вертикальное» распределение функций между руководителем и подчиненными, старшими и младшими, в разумной степени делегировав определенные функции (вместе с правами и ответственностью) «сверху вниз»;
• пересмотреть «горизонтальное» распределение функций между смежниками в рамках единого процесса (рациональное разграничение функций характеризуется тем, что работник отвечает за выполнение логически завершенного процесса, получение продукта (или полуфабриката) с определенными и допускающими независимую проверку качествами; в таком случае в ДИ от описания действий можно перейти к описанию требований к результатам);
• изложить подробные описания в иных локальных нормативных актах (регламентах, методических и рабочих инструкциях).

Важно иметь в виду, что состав функций должен соответствовать базовой заработной плате работника. Базовая заработная плата работников с идентичными ДИ должна быть одинакова (ср. со ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Подраздел 2.2

Во вторую часть раздела целесообразно включить общие для всех (или для определенных групп) работников обязанности. Часть таких обязанностей уже сформулирована в ст. 21. Трудового кодекса РФ, а потому повторять ее в ДИ нет необходимости. Целесообразно указать следующие обязанности:

2.2. Работник обязуется:

2.2.1. Выполнять указания непосредственного руководителя, оперативного руководителя, методических руководителей (при их наличии).

Если работник при исполнении своих должностных обязанностей должен соблюдать требования, установленные нормативными актами третьих лиц (например, заказчиков), то в этом подразделе следует указать эти требования. Например:

2.2.5. Соблюдать требования корпоративных стандартов заказчиков Общества по ОТ, ПБ, ООС и БДД при пользовании транспортными средствами для выполнения заключенных с заказчиками договоров.

Стоит напомнить, что в таком случае работодатель должен ознакомить работника с такими нормативными актами.

В некоторых организациях формат ДИ предполагает указание параметров, по которым измеряется эффективность выполнения работником той или иной функции, или установление конкретных целевых значений для таких параметров, или нормы/нормативы выполнения функций. Например, можно встретить распределение рабочего времени (в процентах) между функциями, выполняемыми работником. По нашему мнению, такое указание некорректно, поскольку:

• могут существовать функции, выполняемые нерегулярно, для которых будет затруднительно оценить норму, или функции, исполняемые в чрезвычайных случаях, – закладывая на них ненулевой процент времени, мы соглашаемся с тем, что чрезвычайные ситуации будут иметь место;
• неясно, как учитывать фактическое распределение времени (а делать это придется, поскольку указаны плановые показатели);
• неясны правовые последствия отклонений фактических показателей (случайных или систематических) от установленных показателей.

Вправе ли, например, работник требовать каких-либо компенсаций при превышении на 1% времени, затраченного на выполнение некоторой функции? Ведь работодатель, утверждая ДИ в такой форме, по сути, обязывается соблюдать установленные нормы. Или наоборот, к работнику следует применить взыскание, поскольку он превысил норму выполнения одной функции в ущерб другой? Отклонение в 1% за рабочий день простительно, а за неделю или за месяц?...

Указание любых фиксированных значений параметров лишает, кроме того, ДИ гибкости, поскольку принуждает переутверждать их при изменении установленных норм.

Раздел 3. «Права»

В разделе «Права» перечисляются права работника, то есть нормативно закрепленные возможности работника действовать определенным образом или требовать определенных действий от других работников Общества. Работник наделяется правами для выполнения своих должностных обязанностей. Работодатель обеспечивает реализацию работником его прав (ст. 22 Трудового кодекса РФ). О

сновные права работника сформулированы в ст. 21 Трудового кодекса РФ, поэтому повторять их в ДИ нет необходимости. Специфические права работника должны быть обусловлены его должностными обязанностями. Права на информационное взаимодействие, связанные с выполнением должностных обязанностей, имеются у каждого работника:

В некоторых вариантах образцов ДИ (например, в ) в составе прав на информационное взаимодействие присутствует такая формулировка: "Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающихся его деятельности, деятельности возглавляемого подразделения (для руководителей подразделений)". Однако принимая такую формулировку, мы попадаем в ту же коллизию, что и с «совещаниями». «Проект решения» – весьма неопределенный объект: он может существовать в устной форме, в форме многочисленных вариантов, проходящих разные инстанции. Далеко не с каждым таким вариантом физически возможно, да и вряд ли целесообразно знакомить работника по его обращению. Поэтому возможно использовать два механизма:

1. работник знакомится с принятым решением в обязательном порядке (ст. ст. 22, 68 Трудового кодекса РФ), подписывая лист ознакомления к приказу, распоряжению или иному распорядительному документу, и в случае несогласия с ним имеет право обжаловать его, используя право на защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами (ст. 21 Трудового кодекса РФ);
2. учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов (процедура установлена ст. ст. 372, 373 Трудового кодекса РФ; см. также п.п. 23, 24 ).

В зависимости от выполняемых функций работник может наделяться следующими правами - Представлять в установленном порядке Общество в других организациях в рамках своей компетенции.

Обычно объем прав, связанный с таким представлением, определяется доверенностью, выдаваемой работнику. Основные права связаны с принятием решений, распоряжением производственными ресурсами:

• Инициировать какие-либо действия (работы, мероприятия, проекты и др.).
• Утверждать и согласовывать документы в пределах своей компетенции (необходимо указать конкретные виды документов).
• Приостанавливать выполнение каких-лидо действий (работ, проектов, мероприятий и др.) в случае выявленного в ходе контроля отклонений от установленных к их выполнению требований (необходимо конкретизировать контролируемое направление деятельности, виды функций, проектов, мероприятий, группы работников, организаций и т.п.).
• Не допускать к работе работников, оборудование (необходимо конкретизировать, каких именно и при каких обстоятельствах).
• Распоряжаться вверенными ему материальными и денежными средствами (и/или иными ресурсами Общества – необходимо конкретизировать) в пределах своей компетенции.

Для работников подразделений внутреннего контроля - Проводить проверки определенных работников, подразделений и/или по определенным направлениям деятельности Общества (необходимо указать конкретные виды и основания проверок).

Важным является право «горизонтального взаимодействия» - Привлекать работников структурных подразделений Общества для совместной работы в рамках выполнения своих должностных обязанностей по согласованию с их непосредственными руководителями.

Руководители подразделений обычно наделяются правом - Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников возглавляемого подразделения.

Следующее «право апелляции» должно гарантировать работнику соблюдение его прав Обществом - Обращаться к непосредственному руководителю за содействием в реализации прав, предусмотренных ДИ, в случае их ограничения другими работниками Общества.

Перечень прав работника может быть расширен.

Наделяя работников правами, стоит помнить, что работодатель должен обеспечивать их реализацию. Например, предоставляя работнику право «проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации» работодатель должен обеспечить это право соответствующим бюджетом либо предусмотреть иные механизмы реализации этого права. Декларируя право «продвигаться по службе (право на карьерный рост)», также необходимо ввести свободное желание работника в правовое русло, выраженное в формализованной системе внутренних аттестаций, проверок, обучений, конкурсов и т.п.

Некоторыми правами работник может наделяться условно, а именно: то или иное действие может быть выполнено при согласии другого определенного работника (как правило, непосредственного, оперативного или методического руководителя или руководителя того подразделения, к которому обращается работник), либо при наступлении иных определенных событий, либо в определенных пределах. В таких случаях в формулировке права присутствуют слова: «по согласованию с …», «в течении такого-то периода …», «в случае …», «в пределах бюджета …», «в пределах своей компетенции …» и т.п. Наличие согласия (в том числе, соответствия принятого решения установленным условиям или пределам) подтверждается согласующий визой соответствующего работника на документе, отражающем планируемое или выполненное действие.

Зачастую можно встретить досадное смешение должностных обязанностей и прав работника. Простое правило для определения различий между ними состоит в следующем: обязанность должна быть выполнена вне зависимости от воли работника, правом же работник может воспользоваться или не воспользоваться по своему усмотрению.

Имеется особенность, касающаяся распорядительных прав работника в отношении других работников, указанная в : при установлении несоответствия качества продукции отгрузка должна быть приостановлена; приостановление отгрузки – право или обязанность начальника отдела контроля качества? Если только право, то начальник может как воспользоваться, так и не воспользоваться им; если только обязанность, то возникает вопрос, на основании какого права начальник приостанавливает отгрузку. В таких случаях в рекомендуется включать распорядительные действия в состав прав, но в разделе «Ответственность» указать, что работник несет ответственность за «неиспользование или неполное использование своих прав» либо (более широкая формулировка) за «причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу».

Возможно, здесь стоит провести различие между правами и полномочиями, полагая, что правом работник может воспользоваться или не воспользоваться по своему усмотрению, а полномочие – такой род обязанности, в рамках выполнения которой работник вправе поступить по своему усмотрению тем или иным образом, но которая должна быть выполнена вне зависимости от воли работника. С этой точки зрения в предыдущем примере «контролировать качество с возможностью приостанавливать отгрузку» можно рассматривать как полномочие начальника отдела контроля качества, не включая при этом в права дополнительно «возможность приостановки отгрузок». Точно так же, если работник уполномочен заключать договоры на снабжение организации с возможностью выбора контрагента, то он в результате обязан заключить необходимый договор, но выбор контрагента будет определяться им самостоятельно; снова отдельное право выбора в разделе «Права» повторять не нужно, а от злоупотреблений должна уберечь уже упомянутая формулировка из раздела «Ответственность».

Раздел 4. «Взаимодействие»

В разделе «Взаимодействие» описывается информационный обмен работника с другими структурными подразделениями и работниками Общества или внешними по отношению к Обществу лицами, органами и организациями. Требования к описанию взаимодействия аналогичны приведенным выше требованиям к описанию взаимодействия структурных подразделений.

Раздел 5. «Ответственность»

В разделе «Ответственность» описывается ответственность работника за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение общих обязательств. Ответственность работника должна уравновешивать его права. В свою очередь, права и ответственность работника должны быть обусловлены его должностными обязанностями. Работник может быть привлечен к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной или уголовной ответственности. В первых двух случаях сделать это может работодатель; в остальных – компетентные в соответствии с действующим законодательством РФ органы. Иных видов ответственности действующее законодательство РФ не устанавливает, поэтому совершенно некорректно говорить о «финансовой, функциональной, организационно-управленческой» ответственности, как это делается, например, в .

Как правило, ответственность работника является персональной. В некоторых случаях, согласно ст. 245 Трудового кодекса РФ, может быть установлена коллективная (бригадная) материальная ответственность .

Ответственность работника, занимающего определенную должность, может быть установлена не только ДИ, но и другими локальными нормативными актами Общества, например, регламентами, положениями и т.д. Поэтому в ДИ целесообразно указать лишь стандартные положения об ответственности.

5.1.2. Неисполнение правил трудового распорядка, приказов и распоряжений по Обществу, иных локальных нормативных актов Общества.

5.1.3. Неисполнение указаний непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей (при их наличии).

5.1.4. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.

5.1.5. Причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу.

5.1.6. Необеспечение сохранности вверенных ему документов, информации.

5.1.7. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.

5.1.8. Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения (указываются в зависимости от характера деятельности Работника, ср. п. 1.7 ДИ).

Для руководителей или иных должностей целесообразно указать ответственность за участие в бизнесе иных юридических лицах или предприятиях, интересы которых могут войти в противоречие с законными интересами работодателя. Сделать это можно, например, таким способом:

5.1.9. За отсутствие письменной информации:

Завершает раздел «Ответственность» следующее положение:

Ответственность возникает как следствие нарушения определенных норм. Поэтому «работник несет ответственность за неисполнение …, несоответствие,… несоблюдение и т.п.». Писать «несет ответственность за бесперебойную работу…», «… за полное и своевременное исполнение…» или «… за качество и своевременность» (ср. ) нельзя.

Важно, чтобы требования, нарушения которых влекут ответственность работника, были достаточно точно сформулированы в нормативных документах (внешних или внутренних). В противном случае работодателю будет проблематично доказать факт нарушения этих требований. Поэтому когда в ДИ говорится, например, об ответственности за некачественное, несвоевременное исполнение работником тех или иных обязанностей, требования к качеству и своевременности следует указать непосредственно в ДИ либо дать ссылку на иной нормативный документ (правила эксплуатации, государственные или отраслевые стандарты, положения договоров и т.п.).

О языке документов

Читатель наверняка заметил, а профессиональный разработчик локальных нормативных актов знает, что язык, который используется при написании ПП и ДИ, отличается не только от разговорного, но и от литературного русского языка. Основное отличие – бoльшая формальность, которая сродни формальности языков логики, математики, программирования или юриспруденции. Это отличие не следует трактовать как «канцелярит» , поскольку целями написания ПП, ДИ и других локальных нормативных актов является ясное и четкое изложение правил работы организации, а также обеспечение недвусмысленной трактовки этих правил в случае возникновения конфликтов и споров.

1. Формулировки должны быть краткими, четкими и не допускать различных толкований, соответствовать орфографическим нормам русского языка.

На практике при написании документа для достижения краткости и четкости следует установить «лимит» количества предложений или строк на описание, допустим, функций. При этом описания для должностей нижнего уровня должны быть максимально короткими (1 - 2 строчки). В противном случае описания надо или разбивать, или объединять более общей, но краткой формулировкой.

Следует избегать «внушений» работнику путем многократного повторения в ПП или ДИ одного и того же положения – может быть достигнут обратный эффект. Поэтому, сформировав проект документа, следует удалить из него повторяющиеся по смыслу формулировки.

Четкости формулировки способствует ее стилистическая выдержанность. Не следует использовать избыточные словосочетания, которые по смыслу не отличаются от соответствующего глагола. Например, вместо «ведет учет», «принимает участие», «осуществляет контроль», «проводит работу» следует просто писать «учитывает», «участвует», «контролирует», «выполняет».

Так, вместо многословной формулировки: осуществляет контроль работ по выполнению технического обслуживания оборудования. Лучше написать: контролирует техническое обслуживание оборудования .

В формулировках, описывающих процессы, вряд ли будут уместны качественные характеристики этих процессов. Так, в формулировке из ДИ администратора торгового зала - Контролирует бесперебойную работу торгового оборудования. Слово «бесперебойной» явно лишнее: если работа бесперебойна, то зачем ее контролировать? Несоответствие работы подконтрольного оборудования определенным требованиям – повод для привлечения работника к ответственности. Следовательно, «бесперебойность», равно как и другие качества результата подконтрольного процесса, относятся к положениям, описывающим ответственность работника. Таким образом, корректная краткая формулировка описания функции звучит так - Контролирует работу торгового оборудования .

Расширенный вариант этой формулировки выглядит следующим образом: контролирует работу торгового оборудования, проведение всех работ по профилактическому обслуживанию торгового оборудования и в случае выхода его из строя принимает меры к немедленному исправлению оборудования и сохранению продукции.

2. В текстах документов должна использоваться (единая) терминология, либо установленная соответствующими нормативными актами, либо отвечающая устоявшейся практике в той или иной предметной области. Не допускается употребление различных терминов для обозначения одного и того же понятия.

Например, в формулировке обязанности начальника отдела материально-технического снабжения - совместно с директором по обеспечению Общества планирует потребность в ТМЦ в разрезе бизнес-единиц предприятия; контролирует исполнение договоров поставки МТР. Последнее правило нарушено дважды: «Общество» и «предприятие», равно как «МТР» (материально-технический ресурс) и «ТМЦ» (товарно-материальная ценность), в данном контексте очевидно являются синонимами, поэтому правильнее выбрать в каждом случае один вариант - совместно с директором по обеспечению Общества планирует потребность в ТМЦ в разрезе бизнес-единиц Общества; контролирует исполнение договоров поставки ТМЦ.

Еще одна распространенная ошибка: работник организации называется в одном и том же тексте «работником», «сотрудником», «должностным лицом». В ПП, ДИ и иных локальных нормативных актах по отношению к лицу, находящемуся в трудовых отношениях с организацией, следует употреблять термин «работник», как используемый в Трудовом кодексе РФ.

Выглядит несоответствующей сложившемуся словоупотреблению формулировка - применяет методы материального и морального стимулирования. Поскольку в практике управления персоналом употребляется понятие «материальное и нематериальное стимулирование». Во избежание таких промахов в разработке документов необходимо использовать разного рода словари терминов (например, издания аналогичные ) или привлекать профильных специалистов – хотя бы на стадии редактирования проекта документа. Весьма желательно, чтобы терминология во всех локальных нормативных актах организации была одинаковой. Для обеспечения этого требования в организации должен быть принят (и поддерживаться в установленном порядке) официальный словарь терминов (глоссарий); по крайней мере, группа разработчиков должна создать такой словарь для себя.

3. В текстах документов не допускается использование неопределенных (с неопределенными требованиями, с неопределенным результатом, не ограниченных во времени, пространстве и т.п.) или декларативных формулировок.

Нарушение этого требования (вместе с нарушением орфографических и пунктуационных правил) на практике наиболее многочисленны. Плата же за неопределенность может быть очень высока.

Именно во избежание неопределенности в документах используется перегруженный (с точки зрения нейтрального или разговорного стиля) язык. Формулируя какое-либо положение документа (порядок действий, требование к состоянию чего-либо и т.п.) необходимо проследить, все ли существенные черты объекта или процесса описаны; указано ли непосредственно в формулировке, в ее ближайшем «окружении» или ином контексте, кем, как, в какое время и в каком месте данное действие должно быть произведено или данный объект должен быть представлен.

Например, в формулировке из ДИ диспетчера цеха - сообщать о происшедшем в цехе несчастном случае, инциденте, аварии, пожаре одному из руководителей Общества. Не определены: срок сообщения, адресат сообщения, форма и способ документирования сообщения. Следует изложить ее в такой редакции - немедленно устно сообщать начальнику цеха или работнику Общества, его замещающему, а также (в течение суток) руководителю службы ОТ, ПБ и ООС о происшедшем в цехе несчастном случае, инциденте, аварии, пожаре; фиксировать до конца смены указанный факт в диспетчерском журнале.

Как вариант, приведенную расширенную формулировку можно включить в документ, регламентирующий правила поведения в случае инцидентов, но только в этом случае в ДИ диспетчера может быть допущена исходная формулировка с добавлением: «в установленном порядке».

Формулировка из ДИ директора по эксплуатации транспорта - знать … действующее законодательство Российской федерации. C формальной точки зрения корректна, но практически неосуществима, тем более, что в виду имелись куда менее обширные и, главное, действительно необходимые знания - Знать … действующее законодательство Российской федерации, отраслевые нормативные документы в области транспорта и дорожного хозяйства.

Или даже - Знать … устав автомобильного транспорта, нормативные документы для автомобильного транспорта, правила организации пассажирских перевозок на автомобильном транспорте, правила и требования перевозок крупногабаритных и тяжеловесных, опасных грузов.

Как уже отмечалось, неприемлемой с точки зрения требования определенности является, например, формулировка - анализирует производственную деятельность… Если никак не обозначена цель анализа. Гораздо продуктивнее будет звучать - разрабатывает предложения для генерального директора Общества по повышению качества оказываемых Обществом услуг на основе анализа результатов производственной деятельности.

Аналогично, не стоит злоупотреблять не очень внятными словами и словосочетаниями, как «эффективность», «решение вопросов» и т.п. Например, весьма двусмысленно звучит формулировка - администратор магазина решает вопросы с банком по времени проведения инкассации выручки, по оплате услуг по инкассации.

Уже цитированное нами положение из ДИ управляющего директора - организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг). Из-за своей декларативности может вызвать множество вопросов при оценке деятельности и определении вознаграждения управляющего директора: достаточно ли широко была использована новейшая техника, насколько прогрессивны были примененные формы управления, всемерно или фрагментарно повышался технический уровень продукции, стоит ли считать научно-обоснованной утвержденную управляющим директором норму трудозатрат на ремонт нефтепромыслового оборудования, если разработал ее финансовый директор со степенью кандидата технических наук по специальности «ракетостроение»? Во избежание недоразумений от формулировок подобного рода стоит избавляться.

Одним из критериев определенности формулировки является возможность объективной проверки (оценки) ее выполнения или невыполнения. Очевидно, именно этому критерию не соответствуют словосочетания типа: «всемерно содействует», «неуклонно повышает», «прогрессивный», «новейший» и т.п. С другой стороны, когда в документе говорится, скажем, о «полном и своевременном удовлетворении заявок подразделений на материально-технические ресурсы», а в локальных нормативных актах организации содержатся контрольные показатели для измерения этих «полноты» и «своевременности» (показатели типа уровня обслуживания и времени удовлетворения заявки) и их целевые значения, то такая формулировка будет звучать вполне определенно.

Отметим, однако, что после того, как формулировка стала достаточно определенной, разработчик должен максимально упростить ее.

4. Сокращения, вспомогательные или условные термины, не относящиеся к общепринятым, а также краткие наименования вначале приводятся в тексте полностью, после чего в скобках после слова «далее – » или «далее в настоящем разделе – » указывается нужное сокращение.

Например: отдел материально-технического обеспечения (далее – ОМТО); механическое, в том числе, грузоподъемное, и энергетическое оборудование, оборудование, работающее под давлением, электрические, газовые и тепловые сети Общества, а также верхнее оборудование автоспецтехники Общества (далее в настоящей Должностной инструкции – Объекты).

5. Следует установить правила написания наименований подразделений и должностей.

Удобно писать их (не в начале предложения) с маленькой буквы, например: департамент экономики и финансов, юридический отдел, инженерно-технологическая служба, главный инженер, отдел главного механика, директор по развитию бизнеса, начальник отдела сводной бухгалтерской отчетности, главный энергетик, системный администратор.

Впрочем, для названий высших органов управления (как правило, коллегиальных) и должностей высших руководителей организации делаются исключения, например: Общее собрание участников, Совет директоров, Комитет по аудиту, Технический совет, Президент, Вице-президент, Председатель правления, Генеральный директор, Управляющий директор. В этом случае необходимо установить правило написания производных наименований, например: Председатель Совета директоров, председатель Комитета по аудиту, Первый вице-президент, первый заместитель генерального директора, заместитель генерального директора по экономике и финансам, секретарь управляющего директора, секретарь Технического совета.

Необходимо следить за тем, чтобы названия подразделений и должностей писались одинаково в организационной структуре (схеме), штатном расписании, ПП, ДИ и других локальных нормативных актах, в переписке и т.п.

Об организации разработки ПП и ДИ

Наиболее экономным представляется следующий способ разработки ПП и ДИ (ср. , ).

Генеральный директор формулирует задачи по основным блокам деятельности предприятия (продажи, производство, снабжение, вспомогательные и поддерживающие подразделения); далее руководители блоков формулируют цели подразделений, после чего руководители высшего звена совместно проверяют полноту и непротиворечивость сформулированных задач. На этом этапе анализируется также целесообразность существования подразделений и правильность определения границ между ними.

Далее руководители подразделений трансформируют задачи своих подразделений в функции своих подразделений и их работников. После согласования функций для каждой должности определяются права, ответственность, описываются взаимодействия и квалификационные требования. Единообразие и согласованность всего комплекса ПП и ДИ и, шире, всего комплекса локальных нормативных актов организации должны обеспечиваться участием в их разработке работника отдела кадров или отдела организации труда, а при наличии специализированных подразделений (например, отдела интегрированной системы менеджмента или корпоративных технологий и т.п.) – работников указанных подразделений. Шаблоны ПП и ДИ должны быть предварительно согласованы с юридическим отделом предприятия.

Редакторскую работу должен взять на себя один из постоянных членов рабочей группы по разработке ПП и ДИ, обеспечивая заодно и единство стиля документов. Эстетический аспект в подготовке локальных нормативных актов не менее важен, чем аспект содержательный. Изящество формулировок позволяет избежать переработки ПП и ДИ при смене «правил игры», в частности, при изменениях или появлении новых функций. ПП и ДИ согласуются, как правило, с руководителями отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, юридического отдела, непосредственным руководителем подразделения или работника, оперативным, методическими руководителями подразделения или работника (при их наличии).

ПП и ДИ утверждаются генеральным директором организации либо лицом, наделенным соответствующими правами, путем издания соответствующего приказа. ПП и ДИ должны быть утверждены не позднее предполагаемой даты первого приема или перевода на работу работников в подразделение или на должность.

Подлинник утвержденного ПП вместе с листом согласования после регистрации передается на хранение в отдел кадров. Копии утвержденного ПП передаются в отдел труда и заработной платы, руководителю подразделения. Подлинник утвержденной ДИ вместе с листом согласования после регистрации передается на хранение в отдел кадров. Копии утвержденной ДИ передаются в отдел труда и заработной платы, руководителю подразделения, в штат которого входит описанная в ДИ должность, работникам, занимающим должность.

Руководитель подразделения в срок не более пяти рабочих дней после утверждения ПП или ДИ знакомит работников подразделения с ПП или ДИ и передает им их экземпляры ПП или ДИ под роспись в листе ознакомления. Подлинник листа ознакомления передается на хранение в отдел кадров. Вновь принятые в штат подразделения работники при приеме на работу должны быть ознакомлены с действующими ПП и ДИ под роспись в листе ознакомления.

Внесение дополнений или изменений в ПП и ДИ обязательно при:

• изменении структуры организации, в том числе, переподчинении подразделений или должностей, изменении наименования подразделений или должностей;
• изменении задач, функций подразделений;
• изменении функций, прав, ответственности, квалификационных требований, взаимодействий работников;
• других изменений в организации работы, отражаемых в разделах ПП или ДИ.

Дополнения, изменения в ПП и ДИ вносятся приказом генерального директора организации либо лица, наделенного соответствующими правами. Подобным же приказом отменяется (считается утратившей силу) предыдущая редакция документа и утверждается новая. Для обеспечения единства методического подхода и облегчения труда разработчиков – специалистов подразделений, рекомендуется ввести и использовать методическую инструкцию по разработке ПП и ДИ. В эту инструкцию следует включить: словарь терминов, основные требования к документам, типовые формулировки и шаблоны документов, порядок разработки, согласования, утверждения и хранения ПП и ДИ, порядок ознакомления работников организации с утвержденными ПП и ДИ, условия и порядок внесения изменений и дополнений к ПП и ДИ.

Последнее важно для того, чтобы разрешить конфликты, связанные с необходимостью изменения функций работника . Процедура должна увязывать изменения как в ДИ, так и в трудовом договоре с работником. Кроме того, в методической инструкции могут быть подробно описаны понятия, используемые в ПП и ДИ, например: методическое руководство, оперативное подчинение, описания ролей исполнителей и т.п. Это позволит сделать ПП и ДИ более компактными и более корректными.

Приложения

Не претендуя на абсолютную истину, для удобства читателя мы приводим в приложении шаблоны ПП и ДИ. Каждая организация может и должна разработать собственные шаблоны ПП и ДИ, не отклоняясь при этом от предложенных рекомендаций.

В шаблонах ПП и ДИ выделены:

• подчеркиванием – места текста, в которых надо указать конкретные наименования, функции и т.п.;
• курсивом – места текста, в которых надо выбрать один из предложенных вариантов;
• [квадратными скобками] – комментарии, которые необходимо удалить после формирования текста документа.

Приложение 1. Шаблон положения о структурном подразделении

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и расформирования, подчинение, нормативно-правовую основу деятельности, задачи и функции, взаимодействие наименование подразделения (далее – Подразделение) Наименование организации (далее – Общество). Сокращенное наименование Подразделения – …

1.2. Подразделение является самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняется непосредственно генеральному директору Общества [или] подчиняется непосредственно [или] входит в состав наименование вышестоящего подразделения и подчиняется непосредственно наименование должности непосредственного руководителя .

1.3. Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации.

1.4. Подразделением непосредственно руководит наименование должности (далее – Руководитель подразделения). Оперативное / методическое руководство деятельностью Подразделения осуществляют наименования должностей [при наличии оперативных или методических руководителей].

1.5. В период отсутствия Руководителя подразделения его обязанности выполняет наименование должности [или] работник Общества, назначенный приказом генерального директора Общества .

1.6. При исполнении своих функций Подразделение руководствуется:

1.6.1. действующим законодательством РФ;

1.6.2. отраслевыми нормативными и методическими документами в области …

1.6.3. Уставом Общества [для подразделений, которые обязаны контролировать соблюдение Устава];

1.6.4. [для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров];

1.6.5. настоящим Положением;

1.6.6. коллективным договором;

1.6.7. приказами и распоряжениями генерального директора Общества, указаниями непосредственного руководителя, [при их наличии];

1.6.8. правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

1.6.9. иными локальными нормативными актами Общества;

1.6.10. нормативными актами по охране труда и промышленной безопасности, правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности [указываются в зависимости от характера деятельности Подразделения].

1.7. Режим работы Подразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

1.8. Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами Подразделения являются:

2.1. Задача 1.

2.2. Задача 2.

3. ФУНКЦИИ

Для выполнения задач, указанных в п. 3 настоящего Положения, на Подразделение возложены следующие функции:

3.1. …

3.2. …

3.3. …

3.4. …

3.5. …

[Прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно].

3.6. …

[Прочие функции, выполняемые Подразделением совместно с другими структурными подразделениями Общества].

3.7. …

[Функции в области курирования договоров (указать типы курируемых договоров), (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества)].

3.8. …

[Функции в области учета и отчетности].

3.9. …

3.10. …

3.11. …

4. СТРУКТУРА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

4.1. Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества.

5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

Подразделение взаимодействует:

5.1. С работниками подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

5.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ. [При наличии такого взаимодействия.]

5.3. …

Приложение 2. Шаблон должностной инструкции

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет подчинение, нормативно-правовую основу деятельности, должностные обязанности, взаимодействие, права и ответственность, а также требования к квалификации наименование должности (далее – Работник) Наименование организации (далее – Общество). Сокращенное наименование должности – … [указывается при необходимости].

1.2. Работник относится к категории руководителей / специалистов / служащих .

1.3. Работник непосредственно подчиняется наименование должности непосредственного руководителя . Оперативное / методическое руководство деятельностью Работника осуществляют наименования должностей [при наличии оперативного или методических руководителей].

1.4. Работник принимается на работу и увольняется генеральным директором Общества в установленном действующим трудовым законодательством РФ порядке по представлению наименование должности [указывается, если необходимо] по согласованию с наименование должностей [указывается, если необходимо].

1.5. В период отсутствия Работника его обязанности выполняет наименование должности [или] работник, назначенный приказом генерального директора Общества.

1.6. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее/среднее/среднее специальное/профессиональное образование и стаж работы на … должностях не менее … лет.

1.7. Работник при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

1.7.1. действующим законодательством РФ;

1.7.2. отраслевыми нормативными и методическими документами в области … [указать предметную область];

1.7.3. Уставом Общества [для должностей, которые обязаны контролировать соблюдение Устава];

1.7.4. Решениями Общего собрания участников (акционеров) (Совета директоров) [для должностей, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров];

1.7.5. Положением о наименование подразделения и настоящей Должностной инструкцией;

1.7.6. приказами и распоряжениями генерального директора Общества, указаниями непосредственного руководителя, оперативного, методических руководителей [при их наличии];

1.7.7. правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

1.7.8. иными локальными нормативными актами Общества;

1.7.9. нормативными актами по охране труда и промышленной безопасности, правилами и нормами производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности, безопасности дорожного движения [указываются в зависимости от характера деятельности Работника].

1.8. Работник должен знать:

1.8.1. действующее законодательство Российской Федерации и отраслевые нормативные документы в области … [указать предметную область];

1.8.2. … [перечислить специальные знания];

1.8.3. стратегию развития Общества [указывается для высших руководителей или для должностей, которые имеют право доступа к такой информации, если стратегия Общества документирована];

1.8.4. структуру Общества, задачи и функции его подразделений;

1.8.5. основы эксплуатации компьютерной техники, коммуникаций и связи [указывается в зависимости от характера деятельности Работника];

1.8.6. правила и нормы охраны труда.

1.9. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

1.10. Настоящая Должностная инструкция, изменения и дополнения к ней утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров) [для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров].

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Работник выполняет следующие должностные обязанности: [Для руководителей подразделений вначале перечисляются основные функции, отвечающие задачам возглавляемого подразделения работника (по Положению о подразделении)].

2.1.1. …

[Функции в области разработки нормативной документации для других подразделений].

2.1.2. …

[Функции в области методического руководства].

2.1.3. …

[Функции в области мониторинга и прогнозирования].

2.1.4. …

[Функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов].

2.1.5. …

[Функции в области оперативного руководства].

2.1.6. …

[Прочие функции, выполняемые Работником самостоятельно].

2.1.7. …

[Прочие функции, выполняемые Работником совместно с другими Работниками или структурными подразделениями Общества].

2.1.8. …

[Функции в области курирования договоров (указать типы курируемых договоров), если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества].

2.1.9. …

[Функции в области ведения учета и подготовки отчетности].

2.1.10. …

[Функции в области контроля деятельности других работников или подразделений (на соответствие определенным (указать, каким) задачам, требованиям, нормам и т.п.)].

2.1.11. …

[Функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества].

2.1.12. …

[Для руководителей подразделений – функции в области руководства]

2.1.13. Координирует работу структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.

2.1.14. Участвует в разработке организационной структуры, штатного расписания, форм оплаты труда структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.

2.2. Работник обязуется:

2.2.1. Выполнять указания непосредственного руководителя, оперативного руководителя, методических руководителей [при их наличии].

2.2.2. Выполнять обязанности и требования, установленные локальными нормативными актами Общества.

2.2.3. Обеспечивать сохранность вверенных ему документов.

2.2.4. Не разглашать ставшие ему известными по роду деятельности сведения, относящиеся к коммерческой тайне Общества.

3. ПРАВА

Работник имеет право:

3.1. Присутствовать на заседаниях, совещаниях, собраниях [необходимо конкретизировать] по вопросам, касающимся его деятельности, деятельности возглавляемого подразделения [для руководителей подразделений].

3.2. Запрашивать и получать от работников структурных подразделений Общества информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей в порядке, установленном соответствующими локальными нормативными актами Общества.

3.3. Представлять в установленном порядке Общество в других организациях, по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.4. Инициировать … [необходимо конкретизировать].

3.5. Согласовывать …

3.6. Утверждать … [необходимо указать конкретные виды документов].

3.7. Приостанавливать выполнение … в случае выявленного в ходе контроля отклонений от установленных к их выполнению требований [необходимо конкретизировать контролируемое направление деятельности, виды функций, проектов, мероприятий, группы работников, организаций и т.п.].

3.8. Не допускать к работе … [необходимо конкретизировать при несоблюдении каких условий реализуется это право].

3.9. Распоряжаться вверенными ему материальными и денежными средствами [и/или иными ресурсами Общества – необходимо конкретизировать] в пределах своей компетенции.

3.10. Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Должностной инструкцией.

3.11. Привлекать работников структурных подразделений Общества для совместной работы в рамках выполнения своих должностных обязанностей по согласованию с их непосредственными руководителями.

3.12. Обращаться к непосредственному руководителю за содействием в реализации прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в случае их ограничения другими работниками Общества.

3.13. Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению взысканий на работников возглавляемого подразделения [для руководителей подразделений].

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

Работник взаимодействует:

4.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

4.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ [при наличии такого взаимодействия].

4.3. … [указать другие взаимодействия].

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Работник несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:

5.1.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) возложенных на него обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.

5.1.2. Неисполнение правил внутреннего трудового распорядка, приказов и распоряжений по Обществу, иных локальных нормативных актов Общества.

5.1.3. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.

5.1.4. Причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу.

5.1.5. Необеспечение сохранности вверенных ему документов, информации.

5.1.6. Разглашение сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну Общества.

5.1.7. Неисполнение указаний непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей [указывается в случае их наличия].

5.1.8. Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения [указываются в зависимости от характера деятельности Работника, ср. п. 1.7.9 ДИ].

5.1.9. [для руководителей подразделений] За отсутствие письменной информации:

5.1.9.1. о владении Работником (либо его супругой (-м), родителями, детьми, полнородными или неполнородными братьями и сестрами, усыновителями или усыновленными) акций (долей, паев) в юридических лицах (данное обязательство не распространяется на владение не являющимися контрольными пакетов акций компаний, котирующихся на Московской, Нью-Йоркской или Лондонской фондовых биржах);

5.1.9.2. о прямой или косвенной занятости или заинтересованности, участии в любом виде или качестве (в качестве арендодателя, заказчика, агента, консультанта, работника или в ином качестве) в бизнесе лица, которое:

• является контрагентом Общества, контрагентом дочернего и/или аффилированного лица Общества; либо
• ведет переговоры по заключению договора с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами; либо
• выступает стороной в судебном разбирательстве, в котором участвует Общество, его дочернее и/или аффилированное лицо; либо
• реализует с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами один и тот же проект;
• если указанные владение либо занятость или заинтересованность создают для Работника ситуацию настоящего или потенциального конфликта его интересов с законными интересами Общества.

5.2. Неисполнение Работником требований настоящей Должностной инструкции может являться основанием для расторжения трудового договора с ним.

Приложение 3. Разновидности руководства

Полномочия руководителя	Оперативный руководитель	Методический руководитель	Непосредственный руководитель
Инициирование приема на работу			+
Инициирование увольнения			+
Расстановка, перемещение работников внутри подразделения			+
Инициирование поощрения			+
Инициирование применения взысканий			+
Инициирование повышения квалификации			+
Определение методов работы		+	+
Контроль соблюдения установленных методов работы		+	+
Выдача текущих поручений, заданий	+		+
Контроль выполнения поручений, заданий	+		+
Требование отчетов	+	+	+

Литература

1. http://JobDescription.me.

2. http://www.samplejobdescriptions.org.

3. Административная ответственность как вид юридической ответственности. Реферат. / http://www.bestreferat.ru/referat-212473.html - 2011.

4. Андреева В.И. Должностные инструкции как часть кадрового документооборота. / http://www.emcon.ru/202.html/420-050.html.

5. Бахтерев Б.В. Двенадцать правил составления должностной инструкции. / http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=671. – 2007.

6. Большой толковый словарь официальных терминов / сост. Ю.И.Фединский – М.: ООО «Издательство Астрель». – 2004. – 1165 с.

7. В правительстве введена персональная ответственность за исполнение указаний президента. / http://www.top-page.ru/daily_news/politic/1989258/.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

9. Гридина Н. Должностная инструкция. / Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2008. – № 8. (См. также http://123-job.ru/articles.php?id=377.)

10. Должностные инструкции. / http://www.5elements.ru/stati_12.htm.

11. Ерин П. На основании какого нормативного документа разрабатываются должностные инструкции? / http://www.garant.ru/consult/business/328875/. – 2011.

12. Заболонкова О. Роль должностной инструкции в трудовых отношениях. / Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2010. – № 4.

13. Зелепухина С. Должностные инструкции: за и против. / Справочник по управлению персоналом. – 2006. – № 6. (См. также http://www.consa.ru/dolzhnostnye_instrukcii.html.)

14. Катрич С. В. Должностная инструкция: требования к ее составлению. / http://www..shtml. –1997.

15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями).

16. Ковалев М. И. Советское уголовное право. Курс лекций. Свердловск. 1971. Вып. 1.

17. Коновалов А. Должностные инструкции как инструмент управления персоналом. / HR Journal. – http://www.hr-journal.ru/articles/ov/di.html. – 2004.

18. Малькова Е.Н. Особенности трудовых отношений с руководителем организации. / Кадровые решения. – 2012 г. – № 3.

19. Мальчиков В. Типичные ошибки при составлении и внедрении должностных инструкций. / http://www.raut-trening.ru/articlespersonal/75-7.

20. Новые бизнес-технологии и проектирование должностных инструкций. / http://www.big.spb.ru/publications/bigspb/nt_instruct.shtml.

21. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298).

22. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996 г. с последующими изменениями).

24. Персональная ответственность в государственном управлении. Реферат. / http://student.km.ru/ref_show_frame.asp?id=D49465266FBC4121B2048C87A1EF060D. – 2000.

25. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3042-6-0 «О должностных инструкциях работников».

26. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».

27. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24.11.2008 № 6234-Т3.

28. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.11.2009 № 3532-6-1.

29. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 28.09.2010) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». / Российская газета. – 31.12.2006. – № 297.

30. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа. – 1988. – 239 с.

31. Романченко Е. Три взгляда на должностную инструкцию / http://pallada-center.ru/articles/cat2/article19.html. – 2009.

32. Россол С.В. Коллективная (бригадная) материальная ответственность работников / «Управление персоналом». – 2006. – № 21.

34. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. М.: Дело и Сервис. – 2010. – 608 с.

35. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации (утв. Главархивом СССР). М.: Главархив СССР; Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 1982.

36. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью».

37. Чуковский К.И. Живой как жизнь. М.: «Зебра Е», 2009. – 304 с.

38. Эко У. Когда на сцену приходит другой // Эко У. Пять эссе на темы этики. СПб.: Симпозиум. – 2000. – С. 9-24.

По замечанию У.Эко, этика начинается тогда, когда на сцену приходит Другой .

Положения о представительствах, филиалах и обособленных подразделениях отличаются по форме и содержанию от положения о структурном подразделении и в данной статье не рассматриваются.

Для этих целей подойдут «профили должности», «профессиограммы», другие документы, имеющие статус рабочих или аналитических.

Разновидности руководства описаны в Приложении 3.

При конкретизации необходимо избежать широкого толкования понятия «совещание», поскольку к таковым может быть отнесено любое оперативное обсуждение вопросов группой лиц, состоящей из двух и более человек. Можно ограничить круг совещаний, указав, например, что рассматриваются совещания с заранее разосланной повесткой дня, по итогам которых должны быть оформлены протоколы, или что речь идет о регулярных совещаниях (планерках, селекторных совещаниях и т.п.).

I. Общие положения

1. Отдел контроля качества является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно директору по качеству предприятия.

4. Отдел контроля качества возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению директора по качеству.

5. Начальник отдела контроля качества имеет ____ заместителя (ей).

6. Обязанности заместителя (ей)___________ (определяются; распределяются) начальником отдела контроля качества.

7. Заместитель(и) и другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела контроля качества.

8. В своей деятельности отдел руководствуется:

8.1. Уставом предприятия.

8.2. Настоящим Положением.

II. Структура отдела

1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению директора по качеству и начальника отдела и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда).

2. Отдел имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

· Техническое бюро ОКК

· Бюро (сектор, группа) контроля качества в цехах (БКК)

· Лаборатория контроля внешней приемки

· Центральная измерительная лаборатория

· Лаборатория химического анализа

3. Положения о подразделениях отдела (бюро, секторах, группах, лабораториях, пр.) утверждаются директором, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится начальником отдела.

III. Задачи отдела

1. Обеспечение выпуска предприятием качественной и конкурентоспособной продукции.

2. Предотвращение выпуска предприятием продукции, не соответствующей требованиям стандартов и технических условий, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской документации.

3. Материально-техническое и методологическое обеспечение (нормативно-технической и технологической документацией, справочными материалами) поставок продукции.

4. Соблюдение условий поставки, комплектности продукции по договорам.

5. Укрепление производственной дисциплины, повышение ответственности всех звеньев производства за качество выпускаемой продукции.

IV. Функции отдела

1. Проверка поступающих на предприятие материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий) и подготовка заключений о соответствии их качества стандартам и техническим условиям.

2. Составление актов приемочного контроля по качеству материальных ресурсов.

3. Операционный контроль на всех стадиях производственного процесса.

4. Проведение выборочного инспекционного контроля за качеством отдельных технологических операций (в том числе транспортировки), технологическим оборудованием и инструментом.

5. Определение номенклатуры измеряемых параметров и оптимальных норм точности измерений.

6. Контроль за:

Качеством, комплектностью, упаковкой, консервацией продукции;

Соответствием выпускаемой продукции стандартам, техническим условиям, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской документации;

Наличием товарного знака предприятия на готовой продукции;

Правильностью хранения в подразделениях предприятия и на складах материальных ресурсов и готовой продукции;

7. Оценка сортности продукции, выпускаемой предприятием.

8. Клеймение принятой и забракованной продукции.

9. Оформление в установленном порядке документации на принятую и забракованную продукцию.

10. Выявление причин несоответствия продукции требованиям нормативно-технической документации, определение возможности исправления брака и устранения дефектов, проведение мероприятий по их устранению.

11. Проведение повторных проверок, понижение сортности продукции.

12. Обеспечение изъятия из оборота продукции при невозможности (нецелесообразности) устранения дефектов и брака.

13. Анализ и технический учет брака продукции.

14. Организация двустороннего обмена информацией о качестве товара с потребителями.

15. Оформление результатов контрольных операций, ведение учета показателей качества продукции, брака и его причин, составление периодической отчетности о качестве продукции.

16. Оформление документов, удостоверяющих качество продукции.

17. Систематический контроль за состоянием контрольно-измерительных средств предприятия.

18. Своевременное проведение мероприятий, связанных с введением новых нормативов и стандартов.

19. Участие в испытаниях новых образцов продукции, разработка технической документации на эту продукцию.

20. Подготовка продукции к аттестации и сертификации.

21. Участие в разработке разделов о качестве и комплектности договоров на поставку продукции.

23. Разработка предложений по повышению качества выпускаемой продукции, а также по повышению требований к качеству потребляемых предприятием материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий).

V. Права отдела

1. Отдел контроля качества имеет право:

1.1. Прекращать приемку и отгрузку продукции в случае:

Несоответствия ее качества стандартам, технической документации, утвержденным эталонам, образцам;

Несоответствия ее комплектности, установленной нормативно-технической документацией;

Отсутствия обязательной установленной технической документации;

О прекращении приемки (отгрузки) начальник отдела контроля качества в письменном виде ставит в известность директора по качеству.

Распоряжение начальника отдела контроля качества об отказе в пропуске продукции может быть отменено только на основании письменного приказа директора.

1.2. При выявлении несоответствия продукции стандартам на отдельных этапах производства вносить предложения руководству предприятия о приостановке процесса изготовления в соответствующих структурных подразделениях предприятия, а саму продукцию браковать.

1.3. Требовать от руководителей всех структурных подразделений:

Проведения мероприятий, направленных на повышение качества производимой продукции;

Предоставления необходимой для осуществления работы отдела информации;

1.4. В случае возникновения разногласий по качеству продукции принимать окончательное решение о приемке или отбраковке последней.

1.5. При разрешении споров о качестве продукции в суде выдавать экспертное заключение (по требованию суда).

2. Начальник отдела контроля качества также вправе представлять:

2.1. Предложения о поощрениях отличившихся работников и о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, не соблюдающих трудовую и производственную дисциплину.

2.2. Заключения о фактах порчи ценностей (при составлении документов для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли).

VI. Взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав отдел контроля качества взаимодействует:

1. С отделом стандартизации по вопросам:

1.1. Получения:

Стандартов;

Инструкций;

Технических условий;

Иной технической документации по определению качества продукции;

1.2. Предоставления:

Предложений и замечаний по предоставленной документации;

Информации о нарушении стандартов и технических условий;

2. С отделом главного технолога по вопросам:

2.1. Получения:

Заключений о соответствии материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, др.) ТУ и ГОСТ;

Заключений о возможности применения материальных ресурсов в производстве;

2.2. Предоставления:

Материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, др.) на анализ их соответствия ГОСТ, ТУ;

3. С отделом главного конструктора по вопросам:

3.1. Получения:

Технической документации по проведению испытаний образцов продукции;

Технологических карт с нормами допусков в соответствии с ГОСТ и ТУ;

Описаний технологических процессов с указаниями требований к качеству;

3.2. Предоставления:

Сведений об обнаруженных технологических недостатках и предложений по их устранению;

Предложений по повышению качества продукции;

Обобщенных сведений о качестве выпускаемой продукции и количестве брака;

Протоколов испытаний и исследований образцов продукции;

4. С отделом главного механика по вопросам:

4.1. Получения:

Планов проведения проверки и ремонта оборудования;

Средств контроля за качеством ремонта оборудования;

4.2. Предоставления:

Предложений по улучшению качества продукции;

5. С отделом главного энергетика по вопросам:

5.1. Получения:

Графиков профилактических работ на электрооборудовании;

Комплектующих к электрооборудованию;

Помощи в ремонте электрооборудования;

5.2. Предоставления:

Заявок на ремонт электрооборудования;

Заявок на комплектующие к электрооборудованию;

6. С инструментальным отделом по вопросам:

6.1. Получения:

Измерительного инструмента (в том числе собственного производства);

6.2. Предоставления:

Заявок на новый инструмент;

Актов списания неисправного измерительного инструмента;

7. С производственной лабораторией и ее подразделениями по вопросам:

7.1. Получения:

Актов с результатами испытаний;

Актов исследований образцов;

Заключений о соответствии ГОСТ, ТУ;

7.2. Предоставления:

Заданий на проведение испытаний, исследований (механическим, физическим или химическим способом);

8. С отделом материально-технического снабжения по вопросам:

8.1. Получения:

Сопроводительных документов поставщиков на поступающие на предприятие материальные ресурсы (сертификатов, деклараций о соответствии, паспортов и т.д.);

Копий договоров поставок, изменений к ним;

8.2. Предоставления:

Актов приемки продукции по качеству и комплектности;

Актов отбраковки продукции;

9. С отделом сбыта по вопросам:

9.1. Получения:

Образцов упаковочных ярлыков;

Данных о возврате продукции потребителями;

9.2. Предоставления:

Документов, подтверждающих качество продукции (деклараций, паспортов и т.д.);

Документов, сопровождающих продукцию и подлежащих передаче потребителям;

Разрешений на пломбирование ящиков, контейнеров, вагонов;

10. С главной бухгалтерией по вопросам:

10.1. Получения:

Сведений о результатах учета потерь от брака;

Сведений о взысканиях с виновных;

10.2. Предоставления:

Актов отбраковки продукции;

Заключений о виновности работников;

Расчетов издержек на устранение брака;

11. С отделом маркетинга по вопросам:

11.1. Получения:

Актов внешней приемки контрагентами;

Информации о несоответствии заявленного качества продукции в течение гарантийных сроков;

Представлений о постановке продукции по отдельным позициям номенклатуры на гарантийное обслуживание, а также о снятии с гарантийного обслуживания;

Данных отдела (бюро) послепродажного обслуживания о недостатках продукции, выявленных в процессе ее использования или эксплуатации;

Образцов продукции, выпускаемой предприятиями-конкурентами, для установления степени качества;

11.2. Предоставления:

Сведений о технологических изменениях продукции;

Сведений о мероприятиях по повышению качества продукции;

Результатов анализа качества образцов продукции, выпускаемой предприятиями-конкурентами;

12. С юридическим отделом по вопросам:

12.1. Получения:

Копий разделов договоров с поставщиками о качестве продукции;

Запросов о качестве выпускаемой продукции для претензионной и исковой работы;

12.2. Предоставления:

Ответов на запросы юридического отдела;

13. С_______________ (наименование структурного подразделения) по вопросам

13.1. Получения:

13.2. Предоставления:

VII. Ответственность

1. Ответственность за качество и своевременность выполнения функций отдела несет начальник отдела контроля качества.

2. На начальника отдела возлагается персональная ответственность за:

2.1. Соответствие законодательству издаваемых отделом инструкций и указаний по вопросам качества продукции.

2.2. Составление, утверждение и представление достоверной информации о качестве продукции.

2.3. Обеспечение руководства предприятия информацией о качестве выпускаемой продукции.

2.4. Своевременное, а также качественное исполнение распоряжений руководства предприятия по вопросам качества продукции.

2.5. Недопущение использования неисправных приборов контроля.

2.6. Недопущение применения устаревших нормативов и стандартов.

3. Ответственность работников отдела контроля качества устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Директор по качеству:

____________________/И.О.Ф./ «__»__________200__ г.